Phần mềm HRM đang dần trở thành một thành phần quan trọng trong quy trình nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó cho phép doanh nghiệp tổ chức, quản lý lực lượng lao động một cách hiệu quả so với cách thức quản lý truyền thống trước đây. Vậy phần mềm HRM là gì? Các tính năng cần có ở một phần mềm quản lý nhân sự gồm những gì? Cùng OSOFT theo dõi đến cuối bài để có thêm nhiều kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý nguồn nhân lực phù hợp!
Tổng quan về HRM
HRM (viết tắt của “Human Resource Management”) là quá trình quản lý vốn con người nhằm tối đa hóa giá trị của nguồn nhân lực. Mục tiêu của HRM là tạo ra một môi trường nơi nhân viên có động lực và gắn bó với công việc. Điều này bao gồm việc cung cấp đầy đủ: tiền lương, phúc lợi, cơ hội đào tạo và phát triển cho nhân viên. Từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy hiệu quả tổ chức.
HRM đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp bởi nó giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, cạnh tranh hơn trên thị trường.
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (còn gọi là Phần mềm quản lý nguồn nhân lực) là phần mềm dành cho các chuyên gia nhân sự, giúp họ quản lý công việc hiệu quả và năng suất hơn. Cụ thể, phần mềm được sử dụng để theo dõi dữ liệu nhân viên, quản lý thời gian, hiệu suất làm việc của nhân viên, tuyển dụng, đào tạo và hơn thế nữa.
Tại sao phần mềm HRM lại đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp?
Phần mềm HRM đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ và vẫn tiếp tục được các công ty sử dụng cho đến ngày nay. Trong phần này chúng ta sẽ cùng xem xét phần mềm quản lý nhân sự có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn.
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ
Phần mềm HRM là một trong những công cụ quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào, giúp doanh nghiệp tự động hóa và hợp lý hóa quy trình quản lý nhân sự. Một phần mềm quản trị nhân sự tối ưu sẽ hỗ trợ tất cả các quy trình từ tuyển dụng, quản lý lương thưởng, phúc lợi đến đánh giá hiệu suất nhân viên, v.v. Nhờ đó, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp có thể giải phóng thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn đồng thời tăng hiệu quả, năng suất công việc.
Lưu trữ, bảo mật dữ liệu
Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là công cụ hỗ trợ lưu trữ và bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến nhân sự trên cùng hệ thống. Nó cũng giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần. Dữ liệu được lưu trữ tập trung cũng sẽ là cơ sở để người quản lý đánh giá hiệu suất công việc, quá trình làm việc của nhân sự cũng như các thông tin liên quan.
Tối ưu năng suất làm việc
Phần mềm nhân sự là công cụ chứa tất cả các thông tin cần thiết để bộ phận HRM thành công trong việc quản lý và giám sát nhân viên. Ngoài ra, phần mềm cũng có thể được sử dụng bởi nhân viên nhằm các mục đích như xem bảng lương, yêu cầu nghỉ phép, quá trình BHXH,… thông qua tài khoản cá nhân. Như vậy, bộ phận nhân sự sẽ không cần phải “đau đầu” giải đáp hàng trăm thắc mắc của nhân viên, tiết kiệm đáng kể thời gian để thực hiện các công việc quan trọng khác.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Các hệ thống phần mềm nhân sự hiện nay không chỉ được thiết kế dành riêng cho bộ phận Hành chính – Nhân sự. Hơn thế, chúng còn được phát triển với các tính năng hữu ích dành cho nhân viên như: chấm công, tạo đơn từ online, theo dõi BHXH, thuế, hợp đồng,… Nhờ đó, nhân viên có thể chủ động theo dõi mọi thông tin, dữ liệu cá nhân mọi lúc mọi nơi. Công việc của bộ phận Hành chính – Nhân sự cũng được giảm tải để tập trung vào các chiến lược quan trọng.
Hỗ trợ ra quyết định
Phần mềm quản trị nhân sự cung cấp đến các nhà quản trị cái nhìn tổng thể về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Dựa vào đó, nhà quản trị đưa ra được những đánh giá khách hàng đồng thời dự báo chính xác những biến động về định biên nhân sự, ngân sách nhân sự. Đây chính là “vũ khí bí mật” giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.
Các loại phần mềm HRM phổ biến hiện nay
Hiện nay có rất nhiều loại phần mềm quản lý nhân sự, trong đó phổ biến nhất là 3 cấp bậc như sau:
Phần mềm quản lý nhân sự cơ bản
Phần mềm HRM cơ bản là loại phần mềm quản lý đơn giản nhất, cung cấp cho tổ chức 3 tính năng chính: quản lý thông tin nhân sự, đánh giá hiệu suất công việc và tính lương. Đây cũng chính là các tính năng cơ bản nhất cần có ở mỗi phần mềm nhân sự hiện nay.
Phần mềm quản trị nhân sự chiến lược
Phần mềm quản lý nhân sự ở cấp độ chiến lược sẽ được nâng cấp thêm tính năng quản lý tuyển dụng so với phần mềm HRM căn bản. Hệ thống này cung cấp đến tổ chức một bộ công cụ quản lý tuyển dụng – đào tạo. Chính vì thế, đây sẽ là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực tuyển dụng chuyên nghiệp.
Phần mềm HRM tổng thể
Phần mềm HRM tổng thể đúng như tên gọi là hệ thống phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng liên quan đến quy trình quản lý nhân sự. Phần mềm bao gồm các tính năng hữu ích: quản lý thông tin nhân sự, quản lý hợp đồng, phúc lợi, chấm công, tính lương, quản lý tuyển dụng – đào tạo,… Bên cạnh đó còn cho phép báo cáo tự động giúp nhà quản trị ra quyết định hiệu quả.
Những tính năng cơ bản cần có của một phần mềm nhân sự HRM
Việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự đã trở thành xu thế mới trong thời đại 4.0. Mỗi hệ thống phần mềm sẽ có những khác biệt về tính năng, tuy nhiên sẽ gồm các tính năng hữu ích và quan trọng như sau:
Quản lý thông tin nhân sự
Tính năng đầu tiên và cơ bản nhất cần có ở một phần mềm HRM đó chính là quản lý thông tin nhân sự. Phần mềm phải hỗ trợ lưu trữ những thông tin liên quan đến nhân sự như: họ tên, giới tính, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… Đồng thời các dữ liệu được quản lý tập trung và thuận tiện truy xuất khi cần.
Quản lý hợp đồng và quá trình làm việc
Một doanh nghiệp hoạt động hợp pháp cần tiến hành làm hợp động lao động theo đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo khâu quản lý, lưu trữ thông tin hợp đồng hiệu quả. Một phần mềm quản trị nhân sự tổng thể cũng sẽ cần tích hợp tính năng quản lý hợp đồng lao động giúp kiểm soát hiệu quả mọi loại HĐLĐ: thực tập, thử việc, chính thức, hợp đồng có thời hạn/không thời hạn,… Đây sẽ là cơ sở quan trọng để nhà quản lý theo dõi và tiến hành gia hạn hay tạm hoãn hợp đồng khi cần.
Quản lý phúc lợi
Tính năng này cho phép người dùng theo dõi các thông tin về bảo hiểm như BHXH, BHYT, BHTN hay chế độ trợ cấp, phụ cấp, lương thưởng hàng tháng. Tính năng quản lý phúc lợi sẽ giúp nhân viên chủ động hơn trong việc theo dõi và bảo vệ quyền lợi của chính mình.
Quản lý đào tạo nhân sự
Tính năng quản lý đào tạo nhân sự được thiết lập để theo dõi quá trình đào tạo, nâng cao chuyên môn của từng nhân viên. Nhờ có tính năng này, nhà quản lý có thể đánh giá chính xác năng lực của từng nhân viên, từ đó có kế hoạch đào tạo trong thời gian tiếp theo. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi chính xác chi phí mà doanh nghiệp đã đầu tư vào công tác đào tạo, nâng cao nghiệp vụ nhân sự. Từ đó giúp ích cho việc kiểm soát, quản lý ngân sách đào tạo trong tương lai.
Quản lý công, tính lương
Một phần mềm HRM chuyên nghiệp trong thời đại công nghệ như hiện nay không thể thiếu tính năng quản lý bảng công và tính lương. Tính năng này cho phép cả nhà quản lý và nhân viên chủ động trong việc theo dõi công làm việc: công hành chính, công theo giờ, công tăng ca, công làm bù,… Dựa vào bảng công truy xuất được, bộ phận nhân sự có thể tính lương, thưởng nhanh chóng và chính xác, hạn chế các sai sót và khiếu nại.
Thông thường tính năng quản lý công trên phần mềm sẽ được tích hợp với máy chấm công hoặc lấy dữ liệu trên app chấm công điện thoại.
Quản lý tuyển dụng
Tính năng quản lý thông tin tuyển dụng cho phép cập nhật đầy đủ thông tin, hồ sơ các ứng viên lên phần mềm. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ thiết lập các tiêu chí, quy trình tuyển dụng dựa trên đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, tính năng quản lý tuyển dụng cho phép: cập nhật CV ứng viên, lên lịch phỏng vấn, báo cáo tình hình tuyển dụng,…
Báo cáo thống kê chính xác
Phần mềm HRM tối ưu sẽ tích hợp thêm tính năng thống kê, báo cáo tự động. Các báo cáo quan trọng hỗ trợ nhà quản trị nhân sự bao gồm: báo cáo biến động nhân sự, báo cáo khen thưởng/kỷ luật nhân viên, báo cáo điều chuyển nhân sự, báo cáo tình trạng hợp đồng,… Dựa vào đó, quy trình quản lý nhân sự diễn ra hiệu quả, nhà quản lý cũng có thể đưa ra quyết định chính xác để phục vụ mục tiêu chiến lược sắp tới.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành nguồn nhân lực hiệu quả. Vậy làm thế nào để chọn được phần mềm phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp? Cùng tham khảo các tiêu chí dưới đây!
Giao diện thân thiện với người dùng
Phần mềm dù được tích hợp nhiều tính năng đến đâu nhưng giao diện lại phức tạp, khó sử dụng với đa số người dùng thì rất khó để triển khai rộng rãi. Bởi không phải ai cũng có kỹ năng sử dụng công nghệ thành thạo, do đó phần mềm HRM cần được thiết kế sao cho trực quan, sinh động và dễ thao tác nhất. Giao diện phần mềm thân thiện còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hướng dẫn, đào tạo và mang đến kết quả nhanh chóng.
Khả năng tích hợp với các module khác
Phần mềm quản lý nhân sự không nên tách rời mà cần được hệ thống, tích hợp với các module phần mềm khác như: phần mềm quản lý công việc, phần mềm kế toán,… Bởi dữ liệu từ phần mềm HRM như chấm công, tăng ca hay nghỉ phép, nghỉ ốm,… đều là cơ sở để tính lương, thưởng cho nhân viên (phần mềm kế toán). Bên cạnh đó, với đánh giá về năng suất làm việc (từ phần mềm quản lý công việc), bộ phận nhân sự sẽ lấy đó làm cơ sở cho việc đề xuất tăng lương, đề xuất khen thưởng,…
Trên đây chỉ là 2 ví dụ để thấy được, quản trị nhân sự cùng các khâu quản lý khác luôn có sự liên kết chặt chẽ giúp tạo ra quy trình hoạt động bền vững của doanh nghiệp.
Khả năng tùy biến cao
Khả năng tùy biến chính là một trong những yếu tố cần được cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự. Một phần mềm có tính tùy chỉnh linh hoạt sẽ đáp ứng được đặc thù hoạt động và quy trình quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể loại bỏ hoặc thêm vào các tính năng cần thiết khác để phục vụ công tác quản lý.
Support khách hàng tốt
Trong suốt quá trình triển khai và áp dụng phần mềm trong doanh nghiệp, việc phát sinh các trục trặc hay lỗi kỹ thuật là điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm luôn hỗ trợ khách hàng 24/7. Khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh đều có thể support kịp thời để không làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
O-HRM: phần mềm quản lý nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp
Được đánh giá là một trong những phần mềm HRM tốt nhất hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự O-HRM là giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp. Giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về quản lý và vận hành nguồn nhân lực của tổ chức.
- Tự động hóa quy trình quản lý nhân sự từ: quản lý bảng công, tính lương, quản lý đơn từ, quản lý hợp đồng lao động, quá trình làm việc,…
- Chấm công thông minh bằng nhận diện khuôn mặt (AI), kết quả chính xác và được cập nhật trực tiếp lên phần mềm theo thời gian thực.
- Khả năng tích hợp với các module phần mềm khác, đặc biệt là phần mềm quản lý công việc (WFLS).
- Cắt giảm quy trình làm đơn/duyệt đơn bởi người dùng giờ đây có thể thao tác nhanh chóng trên điện thoại mọi lúc mọi nơi.
- Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt biến động nhân sự để đưa ra phương án tuyển dụng trong tương lai.
Bên cạnh những tính năng hữu ích kể trên, OSOFT còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu. Mục đích là để mang đến giải pháp quản lý phù hợp với đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0347 900 038 ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp tốt nhất!
