Hồ sơ nhân sự là gì? Bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ gồm những gì?

Hồ sơ quản lý nhân sự là thành phần đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế, bộ phận HR phải cực kỳ chú trọng đến khâu quản lý hồ sơ nhân viên công ty. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất như thế nào? Cùng OSOFT tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây! 

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tài liệu lưu trữ các thông tin quan trọng liên quan đến các nhân viên trong công ty như: sơ yếu lý lịch, lương, thưởng, chế độ phúc lợi, quá trình làm việc,… Việc tập hợp và lưu trữ các thông tin nhân sự cơ bản này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong khâu quản lý đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, hồ sơ quản lý nhân sự còn là cơ sở để cấp lãnh đạo đề xuất chế độ lương thưởng hợp lý cho từng nhân viên. 

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

“Hồ sơ nhân sự gồm những gì?” – đây chắc hẳn là thắc mắc chung của rất nhiều người. Câu trả lời là tùy thuộc vào đối tượng người lao động mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự cũng sẽ có sự khác biệt nhất định. Cụ thể như sau: 

Hồ sơ nhân sự của người lao động dưới 15 tuổi

Doanh nghiệp khi tuyển dụng người lao động dưới 15 tuổi cần đảm bảo hồ sơ nhân sự bao gồm:

• Bản photo công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện theo pháp luật của người lao động dưới 15 tuổi;
• Văn bản xác nhận để người đại diện theo pháp luật của người lao động đứng ra ký kết hợp đồng với doanh nghiệp;

Các giấy tờ kể trên phải được thu thập đầy đủ để tạo lập hồ sơ nhân sự và lưu trữ trong doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật. 

Hồ sơ nhân sự của người lao động thử việc

Người lao động đang trong thời gian thử việc cũng cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các giấy tờ để tạo lập hồ sơ quản lý nhân sự. Bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ của người lao động thử việc bao gồm: 

• Đơn xin việc;
• Sơ yếu lý lịch của người lao động;
• Bản photo chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu của người lao động;
• Bản photo chứng thực các loại giấy tờ bằng cấp của người lao động;
• Trường hợp lao động là người nước ngoài cần chuẩn bị thêm giấy phép lao động tại Việt Nam và visa lưu trú còn hiệu lực.

Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức

Khi từ nhân viên thử việc lên nhân viên chính thức, người lao động cần bổ sung thêm một vài giấy tờ cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ nhân viên. Checklist hồ sơ nhân sự chuẩn của người lao động chính thức bao gồm: 

• Hợp đồng lao động chính thức với đầy đủ chữ ký của 2 bên liên quan: người lao động và người tuyển dụng lao động;
• Ghi nhận các khoản bảo hiểm mà doanh nghiệp phải đóng cho người lao động, mức đóng bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào tiền lương hàng tháng của nhân sự;
• Các phụ lục hợp đồng lao động;
• Văn bản quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động;

Một vài loại giấy tờ sẽ yêu cầu được lập thành 02 bản, có chữ ký đầy đủ của các bên và chỉ được phép lưu hành nội bộ. Có thể thấy, bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ của nhân viên chính thức sẽ yêu cầu thêm nhiều giấy tờ phát sinh. Do vậy mà việc lưu trữ, quản lý cũng cần hết sức cẩn trọng. 

 

Quy định về lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự công ty

Hồ sơ nhân sự là thành phần đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay. Chính vì thế mà trọng trách sẽ được đặt nặng lên bộ phận quản lý hành chính – nhân sự. Để công tác quản lý hiệu quả hơn, bộ phận HR cần nắm rõ những quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự công ty.  

Hiện nay, pháp luật Việt Nam có 3 quy định quan trọng về quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân viên trong các doanh nghiệp như sau: 

• Hồ sơ nhân sự khi được trình lên cơ quan thuế phải luôn đi kèm với hồ sơ lương. Đây chính là cơ sở để thanh tra thuế tiến hành kiểm tra quyết toán với cơ quan thuế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn trong khâu lưu trữ, quản lý.
• Hồ sơ quản lý nhân sự phải gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của doanh nghiệp.
• Có nhiều cách để lưu trữ hồ sơ nhân viên, một vài tiêu chí cụ thể như: quy chế lao động; quy chế lương, thưởng; hình thức trả lương;… Mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí cụ thể cũng như đặc thù hoạt động để xác định cách lưu trữ hồ sơ phù hợp. 

Bộ phận hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng nhất, là người nắm rõ những quy định, yêu cầu để giảm thiểu những thiếu sót trong quá trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. 

Cách thức lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

Chọn tủ hồ sơ phù hợp

Doanh nghiệp sẽ cần lưu trữ lượng lớn hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân sự trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế, các mẫu bìa kẹp hay cặp, túi hồ sơ không phải là lựa chọn phù hợp cho việc lưu trữ. Để công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân viên được đảm bảo, doanh nghiệp cần sử dụng các loại tủ hồ sơ với khả năng chứa lớn. 

• Tủ hồ sơ nhiều ngăn: phù hợp để lưu trữ nhiều loại hồ sơ, giấy tờ cũng như phân loại chúng theo nhiều tiêu chí khác nhau. 
• Tủ hồ sơ treo tường: thường phù hợp với các văn phòng nhỏ, nhu cầu lưu trữ không quá cao. 

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ quản lý nhân sự trước khi được lưu trữ cần phải được phân loại rõ ràng. Điều này giúp cho quá trình truy xuất, tìm kiếm, bổ sung diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn khi cần. Có nhiều cách phân loại hồ sơ, chẳng hạn:

• Phân loại theo chủ đề: hồ sơ lao động thử việc, hồ sơ lao động chính thức, hồ sơ lao động dưới 15 tuổi,…
• Phân loại theo các tiêu chí như: chữ cái đầu của tên, giới tính, chức vụ, phòng ban, kinh nghiệm làm việc,… 
• Phân loại theo thời gian lưu trữ, theo địa lý hay từng nhóm cụ thể,… 

Tùy thuộc vào số lượng hồ sơ cần lưu trữ cũng như yêu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự lựa chọn cách phân loại hồ sơ sao cho phù hợp. 

Sắp xếp hồ sơ

Hồ sơ nhân sự sau khi được phân loại tiếp tục sẽ cần được sắp xếp một cách khoa học. Về cơ bản có rất nhiều cách sắp xếp khác nhau, tuy nhiên phổ biến nhất là sắp xếp theo tính chất của hồ sơ, cụ thể gồm: hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật. Ngoài ra, hồ sơ nhân viên công ty cũng thường được sắp xếp theo mức độ giải quyết: chưa giải quyết, đang giải quyết, đã giải quyết. 

Lưu trữ hồ sơ

Bước quan trọng cuối cùng đó chính là lưu trữ hồ sơ nhân sự. Hiện nay phổ biến nhất là 2 phương thức lưu trữ hồ sơ: 

• Lưu trữ thủ công bằng bản cứng: hồ sơ được in ra thành các bản giấy và được lưu trữ trên các kệ, ngăn tủ. Với cách này, nên lưu ý chọn bìa kẹp hồ sơ phù hợp nhằm hạn chế bám bụi, bám bẩn và ẩm mốc. Ngoài ra, các kệ lưu trữ cần đảm bảo khô thoáng, không bị ảnh hưởng bởi độ ẩm. Hồ sơ cũng được ký hiệu rõ ràng ở mặt ngoài bìa kẹp để dễ dàng phân biệt, tìm kiếm nhanh chóng khi cần. 
• Lưu trữ bằng máy tính với dữ liệu đã được số hóa: với công nghệ phát triển, việc quản lý hồ sơ nhân sự công ty đã trở nên dễ dàng, an toàn và bảo mật hơn rất nhiều. Có thể sử dụng máy quét scanner để quét hồ sơ bản cứng thành dạng bản mềm và lưu trữ dưới dạng tập tin. Các tập tin nên được phân thành nhiều thư mục nhỏ và được đặt tên rõ ràng. 

Đặc biệt hơn, khi công nghệ ngày càng trở nên phát triển, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự sẽ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Bằng cách số hóa thông tin hồ sơ nhân viên thành dữ liệu máy tính, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể diện tích lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin khi cần sửa đổi, bổ sung. 

Lời kết

Quản lý hồ sơ nhân sự là nghiệp vụ quan trọng, cần tránh xảy ra sai sót nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý của doanh nghiệp. Trong thời đại hiện nay, khi chuyển đổi số đang là xu hướng mới, việc đón nhận cơ hội và chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung, số hóa hồ sơ nhân sự công ty nói riêng sẽ là công tác quan trọng cần thực hiện. Hy vọng những chia sẻ trên đây của OSOFT đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp hiệu quả!

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM OSOFT

Địa chỉ: Số 63 Đường số 1, Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TPHCM.

Điện thoại: 0347 900 038

Email: info.osoftware@gmail.com