Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong quy trình quản lý nhằm nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Vậy một mẫu hồ sơ nhân sự sẽ gồm những nội dung gì? Cùng OSOFT điểm qua top 6 mẫu quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel hiệu quả nhất hiện nay!
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên gồm những nội dung gì?
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel sẽ bao gồm các thông tin liên quan đến toàn bộ nhân sự đang làm việc tại công ty. Các thông tin cần có trên mẫu hồ sơ nhân sự như: sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân, trình độ học vấn, hợp đồng lao động, chế độ lương thưởng, phụ cấp,… Cụ thể hơn, một mẫu quản lý hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm các nội dung cơ bản:
- Họ và tên nhân viên;
- Mã nhân viên;
- Số điện thoại liên hệ;
- Email cá nhân, email công việc;
- Đơn vị công tác;
- Phòng ban/bộ phận;
- Chức danh;
- Cấp bậc;
- Hình thức làm việc;
- Trình độ học vấn;
- Sơ yếu lý lịch;
- CMND/CCCD;
- Bằng tốt nghiệp;
- Giấy khám sức khỏe;
- Chế độ lương thưởng, phụ cấp;
- Mã số thuế TNCN, BHXH;
- Kinh nghiệm làm việc;
- Ngày ký hợp đồng thử việc/chính thức;
- …
Top 6 mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự gồm nhiều nghiệp vụ chuyên môn khác nhau. Theo đó, mỗi nghiệp vụ lại liên quan đến các mẫu Excel quản lý hồ sơ nhân viên riêng biệt. Dưới đây, OSOFT tổng hợp top 6 mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel hiệu quả, được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay:
Mẫu quản lý kế hoạch tuyển dụng bằng Excel
Tuyển dụng nhân sự là bước đầu quan trọng để xây dựng đội ngũ nhân sự đảm bảo chất lượng cho doanh nghiệp. Nếu chỉ triển khai tuyển dụng một cách “ngẫu hứng” mà không theo kế hoạch gì thì rất dễ dẫn đến tình trạng dư thừa nguồn nhân lực, tiêu tốn nhiều chi phí đào tạo và quản lý. Lúc này, mẫu Excel quản lý kế hoạch tuyển dụng sẽ là cần thiết nhằm đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng trong việc phát triển nhân sự.
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp
Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp là file Excel ghi lại những thông tin tổng quan nhất liên quan đến toàn bộ nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp. Thông thường, mẫu tổng hợp thông tin này sẽ được dùng để cập nhật thường xuyên và liên tục hồ sơ nhân viên công ty. Các trường thông tin cơ bản được nhập vào bao gồm: họ tên, mã số nhân viên, chức vụ, cấp bậc, lương offer, lương cơ bản, chi nhánh làm việc, CMND/CCCD,…
Mẫu quản lý hợp đồng lao động
File Excel quản lý hợp đồng lao động được sử dụng để tổng hợp các thông tin liên quan đến các loại hợp đồng trong doanh nghiệp, bao gồm:
- Hợp đồng lao động thử việc;
- Hợp đồng lao động chính thức;
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động mùa vụ;
- …
Nhìn chung, các mẫu quản lý HĐLĐ không chứa quá nhiều trường thông tin, tuy nhiên yêu cầu đặt ra là độ chính xác về dữ liệu cao.
Mẫu quản lý nhân sự mới
Trong suốt quá trình hoạt động, bất cứ doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu phát triển, làm mới đội ngũ nhân sự để đáp ứng yêu cầu về công việc. Lúc này, mẫu quản lý hồ sơ nhân viên mới bằng Excel sẽ là công cụ phù hợp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý. Về cơ bản, mẫu quản lý hồ sơ ứng viên miễn phí là sự kết hợp giữa danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân. Bên cạnh đó, biểu mẫu này còn thêm vào các trường thông tin liên quan như: sơ yếu lý lịch, mức lương offer, mã số thuế TNCN, phương thức thanh toán lương, thời hạn thử việc,…
Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc
Biến động về nhân sự nói chung và tình trạng nhân sự nghỉ việc nói riêng là điều không thể tránh khỏi trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Để quản lý mẫu hồ sơ nhân sự nghỉ việc, bạn có thể sử dụng file gồm các trường thông tin tương tự như file quản lý nhân sự mới. Tuy nhiên, cần bổ sung một vài trường thông tin liên quan về nhân sự nghỉ việc như: ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc, tình trạng hoàn tất thủ tục nghỉ việc, tình trạng thanh toán lương thưởng sau nghỉ việc,…
File theo dõi biến động lương thưởng
File Excel theo dõi biến động về lương thưởng của nhân sự công ty sẽ do bộ phận kế toán quản lý. Dựa vào biểu mẫu này, chế độ lương thưởng của nhân viên sẽ được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi cho mỗi nhân viên trong công ty. Các trường thông tin được ghi lại trong mẫu Excel quản lý biến động lương thưởng bao gồm: mức lương cũ/vị trí cũ, mức lương mới/vị trí mới, ngày bắt đầu có hiệu lực hưởng lương mới, hình thức biến động (tăng/giảm),…
Nguyên tắc thực hiện file quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel
Nghiệp vụ theo dõi và quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel tưởng như khá dễ dàng, thế nhưng sẽ khó đảm bảo được hiệu quả nếu bộ phận nhân sự không nắm rõ các nguyên tắc dưới đây:
- Lưu trữ tài liệu bản cuối cùng: Hồ sơ không phải là bản nháp hay tài liệu đang được điều chỉnh, hoàn thiện mà phải là bản ghi cuối cùng.
- Xác định thời gian lưu trữ tài liệu: Hồ sơ nhân viên được lưu trữ tại nhiều thời điểm khác nhau, do vậy bộ phận quản lý nhân sự cần tạo một file tổng hợp thời gian lưu trữ, thời hạn hồ sơ có hiệu lực theo quy định nhà nước.
- Phân quyền truy cập: Để đảm bảo hồ sơ được lưu trữ bảo mật, cần phân quyền rõ ràng cho những người nắm giữ chức vụ liên quan quyền truy cập, xem, sao chép và sử dụng thông tin.
- Lưu trữ hồ sơ: Cần xác định rõ ràng hồ sơ sẽ được lưu trữ ở đâu, dưới định dạng nào, đặt tên file theo quy cách nhất định,…
- Tiêu hủy tài liệu khi cần: Các hồ sơ, tài liệu quan trọng có chứa thông tin bí mật nên được tiêu hủy để đảm bảo tính bảo mật, bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên.
- Đảm bảo tính nhất quán: Các nguyên tắc và thủ tục lưu trữ hồ sơ nhân sự phải được áp dụng một cách nhất quán trong toàn bộ doanh nghiệp. Điều này đảm bảo quy trình quản lý được hiệu quả, không gây chồng chéo thông tin.
- Kiểm tra định kỳ: Cần đặt ra thời gian kiểm tra định kỳ các mẫu quản lý hồ sơ nhân viên để đảm bảo các yêu cầu nội bộ một cách chính xác.
Ưu điểm và hạn chế khi sử dụng mẫu hồ sơ nhân sự bằng Excel
Ưu điểm
- Excel đã là công cụ quá quen thuộc với những ai đang làm công việc văn phòng, văn thư. Nhờ vào những chức năng hữu ích, Excel giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các luồng thông tin, hồ sơ đồng thời tiết kiệm chi phí.
- Excel là công cụ tin học văn phòng hoàn toàn miễn phí, do vậy doanh nghiệp không cần phải tốn bất kỳ khoản phí nào để vận hành và quản lý với các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự.
- Hiện nay có rất nhiều loại biểu mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có thể áp dụng vào quy trình quản lý. Biểu mẫu còn có thể điều chỉnh nhanh chóng, dễ dàng để đáp ứng mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp.
Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm mà Excel mang lại, quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel vẫn còn tồn tại một vài hạn chế khó khắc phục được. Cụ thể:
- Bảo mật kém: Các file biểu mẫu Excel không cho phép phân quyền do vậy, khi nhiều người dùng chung 1 biểu mẫu, rất khó để kiểm soát được tính bảo mật của tài liệu.
- Khó tích hợp: Excel được sử dụng riêng lẻ và khó tích hợp được với các công cụ phần mềm hay ứng dụng quản lý hiện đại.
- Thao tác thủ công: Mọi thao tác nhập liệu hay tính toán trên Excel đều được thực hiện thủ công. Do vậy không thể không xảy ra sai sót do lỗi nhập liệu. Ngoài ra, việc nhiều người cùng dùng chung một biểu mẫu sẽ rất khó kiểm soát được sai sót khi thao tác chỉnh sửa nhiều lần.
Như vậy, các mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel chỉ phù hợp sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, có ít nhân sự, dữ liệu cần quản lý không nhiều. Còn riêng với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, khối lượng dữ liệu cần quản lý nhiều thì biểu mẫu Excel sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu.
Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự thay thế Excel
Hiện nay, khi công nghệ 4.0 ngày càng phát triển và phủ sóng rộng rãi, các ứng dụng, phần mềm quản lý cũng dần thay thế cách thức quản lý thủ công bằng giấy tờ hay Excel. Tất cả các công tác quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên và hơn thế nữa đều có thể được thực hiện đơn giản, hiệu quả với Phần mềm quản lý nhân sự (Phần mềm HRM).
Giải pháp quản lý nhân sự tối ưu O-HRM là công cụ đắc lực dành cho nhà quản lý khi cung cấp đầy đủ các tính năng hữu ích:
- Quản lý hồ sơ nhân viên.
- Quản lý chấm công – tính lương.
- Quản lý lương thưởng, phúc lợi.
- Quản lý tuyển dụng nhân sự.
- Lập báo cáo thống kê tự động.
- Quản lý đào tạo nhân sự.
- Môi trường tương tác nội bộ.
- …
Dựa vào đó, các nhà quản lý dễ dàng theo dõi thông tin nhân sự từ tổng quan cho đến chi tiết. Hơn thế, dữ liệu được thu thập còn là cơ sở tạo báo cáo chuyên sâu, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về nhân sự một cách hiệu quả.
Như vậy trên đây OSOFT đã tổng hợp đến bạn top 6 mẫu quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Bạn có thể tải về và áp dụng ngay hoặc điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích nhất!
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất, liên hệ ngay với OSOFT để được tư vấn tốt nhất!
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM OSOFT
Địa chỉ: Số 63 Đường số 1, Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TPHCM.
Điện thoại: 0347 900 038
Email: info.osoftware@gmail.com
