Quy trình quản lý nhân sự là gì? 8 bước xây dựng quy trình chuẩn

Quy mô càng lớn, tính chất hoạt động càng phức tạp thì công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp lại càng gặp nhiều hạn chế và khó khăn. Lúc này, một quy trình quản lý nhân sự chuẩn sẽ là cực kỳ cần thiết để đưa mọi thứ vào “quỹ đạo”. Vậy quy trình quản lý nhân sự là gì? Tại sao cần xây dựng quy trình chuẩn? Theo dõi đến cuối bài để nắm rõ 8 bước xây dựng quy trình quản lý nguồn nhân lực!

Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là tập hợp các hoạt động tìm kiếm, khai thác, sử dụng và quản lý nguồn nhân lực của tổ chức một cách tối ưu nhất. Bộ máy nhân sự có thể được xem là tài sản quý giá nhất của bất kỳ doanh nghiệp trong lĩnh vực nào. Do đó mà công tác quản lý nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng, góp phần làm nên sự ổn định và phát triển bền vững của tổ chức. 

Để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả thì không thể thiếu một quy trình quản lý nhân sự chuẩn, phù hợp trong doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động: tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, hoạch định nguồn nhân lực, đánh giá, xét thưởng, đề xuất thăng cấp,… 

Mục đích xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Quản trị nguồn nhân lực là quá trình cực kỳ phức tạp, liên quan đến rất nhiều đối tượng, phòng ban khác nhau trong cùng doanh nghiệp. Nếu không có một quy trình được chuẩn hóa, sẽ rất khó khăn cho bộ phận nhân sự trong công tác quản lý. Ngược lại, việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như: 

• Giúp doanh nghiệp lựa chọn được các ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí. Đồng thời có kế hoạch rõ ràng để đào tạo – phát triển và nâng cao năng lực của nhân sự.
• Doanh nghiệp có cơ sở để theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó đưa ra các chính sách lương, thưởng để tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. 
• Quy trình chuẩn giúp tổ chức xây dựng các chính sách và quy trình đồng nhất. Từ đó đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong công tác quản lý. 
• Dựa theo quy trình quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Từ đó, cắt giảm đáng kể các chi phí liên quan và gia tăng lợi nhuận của tổ chức.

Các bước xây dựng quy trình quản lý nguồn nhân lực

Hiện nay, quản trị nhân sự vẫn còn là bài toán khó mà nhiều nhà quản lý đang đau đầu trong việc tìm kiếm lời giải đáp. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, cơ cấu cũng như tính chất hoạt động, mỗi doanh nghiệp/tổ chức sẽ có quy trình quản lý nhân sự khác nhau. Nhưng nhìn chung, để xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các bước sau: 

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình và các chính sách quản lý nhân sự phù hợp với mục tiêu chiến lược. Ở bước này, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động:

• Xác định mục tiêu chiến lược: Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình và các chính sách quản lý cho phù hợp. 
• Thiết lập cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp cần thiết lập cơ cấu tổ chức đồng thời phân công chức năng cụ thể cho từng bộ phận để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. 
• Xác định nhu cầu nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng: Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nhân sự cũng như yêu cầu tuyển dụng cho từng vị trí cụ thể để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tuyển dụng. 

• Tạo lập mẫu hồ sơ nhân sự bao gồm đầy đủ các thông tin: họ tên, ngày sinh, quê quán, địa chỉ thường trú, vị trí, chức danh, kinh nghiệm, bằng cấp, quá trình làm việc,…
• Xây dựng hệ thống đào tạo – phát triển nhân viên: Dựa vào đây, doanh nghiệp có kế hoạch cụ thể để đào tạo – phát triển, nâng cao năng lực của từng nhân viên. Nó bao gồm: đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân sự, cung cấp các khóa đào tạo chuyên môn, đánh giá chất lượng của khóa đào tạo,…
• Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân viên: Bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn, mục tiêu hiệu suất cho từng nhân viên, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá năng lực làm việc đồng thời đưa ra các đề xuất phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự

Xây dựng quy trình tuyển dụng là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Quy trình này bao gồm nhiều bước: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất làm việc, định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên. Cụ thể: 

• Xác định yêu cầu tuyển dụng: Đầu tiên, cần xác định được những yêu cầu cụ thể cho từng vị trí công việc. Một bản mô tả chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng thường bao gồm: trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và nhiều yếu tố khác cần thiết để đáp ứng công việc.
• Tuyển dụng nhân sự mới: Bao gồm một chuỗi các công việc như đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm hồ sơ ứng viên qua nhiều nguồn, đánh giá hồ sơ, liên hệ và đặt lịch hẹn phỏng vấn. 
• Đào tạo nhân viên: Đây là bước quan trọng để cung cấp cho nhân viên các kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng, nghiệp vụ trong lĩnh vực. Từ đó họ có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
• Đánh giá hiệu suất: Bằng cách thiết lập các tiêu chí, bảng điểm hay KPIs,  doanh nghiệp mới có cơ sở để xem xét và đánh giá năng lực của từng nhân viên. 
• Đề xuất cải tiến và phát triển nghề nghiệp: Doanh nghiệp sẽ cần là người định hướng, thúc đẩy nhân viên trong việc phát triển nghề nghiệp. Thông qua việc cung cấp cho họ nhiều khóa đào tạo chuyên sâu, đề xuất thăng cấp trong công việc hoặc có nhiều chính sách lương thưởng phù hợp với năng lực.

Bước 3: Phân công công việc phù hợp cho từng nhân sự

Xây dựng bản mô tả công việc đầy đủ, chi tiết cho từng vị trí công việc sẽ là bước quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Đây chính là cơ sở để xác định nhiệm vụ cho cho từng vị trí, đảm bảo giao “đúng người, đúng việc”. Như vậy, nhân viên có thể tự mình nắm rõ các công việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.

Ngoài ra, việc mô tả công việc chi tiết như vậy cũng giúp người quản lý có cơ sở đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó nắm bắt chính xác khả năng làm việc của từng người và có kế hoạch đào tạo, phát triển chuyên môn. 

Bước 4: Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Nhân sự được xem là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là bước quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện. Bước này bao gồm:

• Xác định mục tiêu đào tạo: Kế hoạch được quyết định bởi các cấp quản lý với mục tiêu đặt ra phải bám sát với mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
• Xây dựng chương trình đào tạo: Chương trình đào tạo cần xác định cụ thể đối tượng tham gia, người phụ trách đào tạo, nội dung và hình thức đào tạo, thời gian, địa điểm, chi phí, kết quả đạt được sau đào tạo,… Kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng thì càng dễ triển khai và hiệu quả đạt được cũng cao hơn.
• Đánh giá kết quả: Thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân sự để đánh giá ưu điểm, hạn chế của chương trình đào tạo. Từ đó rút ra kinh nghiệm cho những lần triển khai sau.

Bước 5: Đặt ra mục tiêu và KPI đánh giá

Mục tiêu luôn là động lực thúc đẩy quá trình hoạt động của mọi tổ chức, giúp đội ngũ nhân viên quyết tâm hơn trong việc hoàn thành công việc. Mục tiêu càng rõ ràng và cụ thể, thành công sẽ càng đến gần hơn. 

Theo đó, ở từng giai đoạn cụ thể, mỗi phòng ban/bộ phận cần đề ra mục tiêu cũng như tiêu chí đánh giá kết quả làm việc. Thứ nhất là để tạo động lực làm việc cho nhân viên, giúp họ cải thiện hiệu quả công việc. Thứ hai là để người quản lý trực tiếp đánh giá được mức độ hoàn thành công việc cũng như hiệu suất, năng lực của từng người. Đây cũng là cơ sở để nhà quản lý đề xuất khen thưởng, tăng lương, tăng cấp công việc cho những cá nhân hoàn thành xuất sắc mục tiêu. 

Bước 6: Xây dựng chế độ lương thưởng, phúc lợi

Chính sách lương thưởng, phúc lợi đóng vai trò cực kỳ quan trọng để thu hút và giữ chân đội ngũ nhân viên tiềm năng. Theo đó, doanh nghiệp không chỉ cần xây dựng chế độ lương thưởng phù hợp với kinh nghiệm, năng lực của từng nhân sự. Hơn thế, bộ phận nhân sự còn cần đưa vào các phúc lợi bổ sung như: BHXH, chăm sóc sức khỏe, nghỉ hưu, trợ cấp,… 

Bước 7: Duy trì quan hệ với nhân viên

Duy trì mối quan hệ với nhân viên là điều cực kỳ quan trọng để duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của tổ chức. Điều doanh nghiệp cần làm lúc này là giúp nhân viên cảm thấy hài lòng với công việc, trung thành và gắn bó hơn với công ty. Mục đích sau cùng là để giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp (chi phí tuyển dụng, đào tạo,…) do tỷ lệ nghỉ việc tăng cao.  

Bước 8: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là giá trị được xây dựng trong suốt quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Chúng bao gồm những giá trị, chuẩn mực, quy tắc về nhận thức, niềm tin và hành vi được mọi người trong cùng tổ chức công nhận. Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp giống như tính cách của một con người, ảnh hưởng đến suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp. 

Mỗi doanh nghiệp có quá trình hình thành và phát triển khác nhau. Do vậy, văn hóa doanh nghiệp cũng có sự khác biệt giữa các tổ chức. Điều này thể hiện qua 2 yếu tố chính:  

• Tầm nhìn và sứ mệnh: Bao gồm các mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
• Giá trị doanh nghiệp: Bao gồm các yếu tố như đội ngũ nhân sự, văn hóa giao tiếp, môi trường làm việc,…

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp với quy trình quản lý nhân sự, cần thực hiện các bước: 

• Xác định mục tiêu, định hướng hoạt động của doanh nghiệp. 
• Thảo luận và thống nhất bộ quy tắc ứng xử bao gồm: quy chế, quy định, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh,…
• Đánh giá quá trình thực hiện văn hóa doanh nghiệp.
• Đưa ra điều chỉnh phù hợp để hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp. 

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả với O-HRM

Cùng với sự phát triển của lĩnh vực công nghệ, xu hướng “tự động hóa” quy trình quản lý ngày càng trở nên phổ biến hơn trong các doanh nghiệp. Và công tác quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò chiến lược cũng cần áp dụng công nghệ. Lúc này, bộ phận hành chính – nhân sự (HRM) sẽ cần đến một công cụ hỗ trợ đắc lực để nâng cao quy trình quản lý nhân sự. 

OSOFT cung cấp phần mềm quản lý nhân sự O-HRM với đầy đủ các tính năng hữu ích, đáp ứng quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Điểm nổi bật ở giải pháp này đó chính là khả năng tùy chỉnh (customize) cho phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Liên hệ ngay với OSOFT qua hotline: 0347900038 để được tư vấn và báo giá chi tiết dựa trên yêu cầu triển khai phần mềm. Hoặc quý khách hàng có thể để lại thông tin, yêu cầu trong form liên hệ dưới đây!