Pháp luật Việt Nam hiện hành có quy định cụ thể về việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự đối với các doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc quản lý hồ sơ nhân viên theo đúng luật định. Điều này vừa giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, khoa học đồng thời giúp giải quyết dễ dàng các vấn đề phát sinh về nhân lực trong suốt quá trình hoạt động. Qua bài viết dưới đây, OSOFT sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, áp dụng được cho mọi doanh nghiệp hiện nay!
Những giấy tờ cơ bản bao gồm trong hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là những tài liệu quan trọng cần được sắp xếp và lưu trữ cẩn thận bởi chúng đóng vai trò rất quan trọng trong khâu quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Tùy vào tính chất hồ sơ cũng như yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà bộ hồ sơ nhân viên sẽ yêu cầu những giấy tờ, tài liệu khác nhau.
Về cơ bản, một bộ hồ sơ nhân viên công ty sẽ gồm tối thiểu các giấy tờ sau đây:
- Đơn xin việc;
- Sơ yếu lý lịch của người lao động;
- Bản photo công chứng CMND/CCCD của người lao động;
- Bản photo công chứng các loại bằng cấp liên quan;
- Giấy khám sức khỏe.
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự?
Nhiều người có thắc mắc chung “Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự?”. Câu trả lời sẽ được giải đáp thông qua những lý do dưới đây.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Theo đó, bộ phận hành chính có trách nghiệm ghi lại toàn bộ những thông tin liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp. Cơ quan có thẩm quyền sẽ lấy đó làm cơ sở để thanh tra.
- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: Khi doanh nghiệp thực hiện quy trình quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, chắc chắn rằng hiệu quả của công tác quản lý sẽ được nâng cao. Từ đó các quyết định liên quan đến phát triển nhân sự sẽ được đưa ra một cách đúng đắn, kịp thời.
- Giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp thực hiện cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả, đây sẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp với người lao động dễ dàng hơn.
Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả trong 4 bước
Quản lý hồ sơ nhân sự theo quy trình chuẩn sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý. Hiện nay có 2 cách lưu trữ hồ sơ nhân sự được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, đó là: lưu trữ thủ công bằng giấy tờ và lưu trữ bằng phần mềm máy tính. Tuy nhiên, quy trình quản lý hồ sơ nhân sự nhìn chung gồm các bước:
Bước 1: Phân loại hồ sơ
Trước khi tiến hành lưu trữ hồ sơ, bước đầu quan trọng mà bộ phận hành chính cần thực hiện đó chính là phân loại hồ sơ. Việc phân loại hồ sơ thành những danh mục cụ thể, rõ ràng sẽ giúp việc lưu trữ về sau trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Một vài cách phân loại hồ sơ được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến hiện nay như:
- Phân loại hồ sơ theo đối tượng người lao động: hồ sơ nhân sự thử việc, hồ sơ nhân sự chính thức, hồ sơ thực tập sinh, hồ sơ nhân sự dưới 15 tuổi,…
- Phân loại hồ sơ theo thông tin người lao động: chữ cái đầu, giới tính, chức vụ, phòng ban,…
- Phân loại hồ sơ theo các tiêu chí khác: thời gian tuyển dụng, vị trí địa lý, chi nhánh,…
Khi phân loại hồ sơ thành những nhánh nhỏ như trên, bộ phận hành chính – nhân sự sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, bổ sung, cập nhật hồ sơ khi cần. Tùy theo tính chất hoạt động và yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà bộ phận HR sẽ linh hoạt lựa chọn cách phân loại hồ sơ nhân sự phù hợp.
Bước 2: Xác định vị trí lưu trữ hồ sơ
Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp có thể áp dụng cách lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công hoặc ứng dụng phần mềm máy tính hoặc cũng có thể kết hợp cả 2 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Với cách quản lý hồ sơ nhân sự thủ công
Doanh nghiệp chọn cách lưu hồ sơ nhân sự bản cứng tại kho lưu trữ của công ty cần đảm bảo các tiêu chí sau:
- Khu vực lưu trữ hồ sơ cần chọn nơi thông thoáng, không bị ảnh hưởng bởi độ ẩm hay thời tiết.
- Kiểm tra, vệ sinh sạch sẽ khu vực lưu trữ để tránh các loại động vật gặm nhấm như: gián, chuột,…
- Sử dụng tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn để dễ dàng sắp xếp nhiều danh mục hồ sơ.
- Hồ sơ được phân loại và lưu trữ trong các bìa kẹp chuyên dụng, đánh dấu rõ ràng phía bên ngoài để dễ tìm kiếm, bổ sung khi cần.
Với cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm
Với công nghệ ngày càng phát triển vượt bậc, nhiều giải pháp phần mềm đã được phát triển nhằm hỗ trợ công tác quản lý nói chung và công tác quản lý hồ sơ nhân sự nói riêng trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào ngân sách, yêu cầu đặt ra của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phần mềm quản lý cho phù hợp.
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ nhân sự
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là lưu trữ hồ sơ đã được phân loại. Lưu trữ bản cứng lên các kệ, tủ đựng hồ sơ kết hợp lưu trữ bản mềm lên phần mềm máy tính. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho hệ thống hồ sơ nhân sự công ty.
Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ
Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ cần kiểm tra và cập nhật thường xuyên hồ sơ nhân sự. Lúc này, bước phân loại và lưu trữ hồ sơ khoa học được thực hiện trước đó sẽ phát huy công dụng. Việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơ để cập nhật, bổ sung trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hiện nay, giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và phần mềm đã dần thay thế cách thức lưu trữ truyền thống, thủ công bằng giấy tờ. Điều này giúp đảm bảo an toàn cho hồ sơ, hạn chế tình trạng thất lạc.
Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự trong thời đại 4.0
Cùng với sự phát triển của công nghệ, mọi thông tin của doanh nghiệp gần như đều được số hóa và lưu trữ trên máy tính. Vậy có những giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự nào được áp dụng phổ biến trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay?
Cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Excel chắc hẳn không còn là công cụ quá xa lạ với những ai làm việc tại văn phòng. Đây được đánh giá là một trong những giải pháp khá hữu ích hỗ trợ nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Thông thường, bộ phận hành chính – nhân sự sẽ sử dụng file Excel để lưu trữ các thông tin như:
- Họ và tên;
- Chức vụ, bộ phận;
- Hình thức làm việc: thử việc, chính thức, fulltime, parttime;
- Trình độ học vấn;
- Giấy tờ cần thiết: sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND/CCCD, bản sao công chứng sổ hộ khẩu,…
- Thông tin liên quan đến công việc: số năm làm việc, kinh nghiệm, kỹ năng,…
Chính vì có nhiều thông tin về nhân sự cần quản lý, doanh nghiệp có thể áp dụng cùng lúc nhiều biểu mẫu khác nhau từ tổng quan đến chi tiết. Cụ thể các loại biểu mẫu được sử dụng phổ biến nhất gồm:
- File Excel quản lý tổng thể: tổng hợp đầy đủ thông tin chung nhất về nguồn nhân lực đang làm việc tại công ty.
- File Excel quản lý hợp đồng lao động: quản lý các thông tin về các loại hợp đồng như hợp đồng lao động thử việc, hợp đồng lao động chính thức,…
- File Excel quản lý biến động nhân sự: tăng giảm lương, thuyên chuyển vị trí công tác, nhân sự nghỉ việc, nhân sự nghỉ thai sản, tăng giảm chức vụ,…
Thông qua cách lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng Excel, bộ phận hành chính có thể quản lý hồ sơ hiệu quả theo ngày, tuần, tháng, quý. Dựa trên những biến động về nhân sự mà đưa ra quyết định tuyển dụng, cắt giảm hay phát triển, đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quản lý bằng Excel cũng còn tồn tại một vài hạn chế nhất định như: dữ liệu bị phân tán, khả năng tích hợp kém, không hiệu quả khi số lượng hồ sơ cần quản lý tăng cao và dễ dàng sai sót bởi thao tác đều được nhập tay.
Ứng dụng phần mềm trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự
Cùng với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ trong thời đại 4.0, không khó hiểu khi các phần mềm quản lý đang dần chiếm lĩnh thị trường và thay thế cho các phương thức quản lý truyền thống.
Một vài ưu điểm nổi bật mà phần mềm quản lý nhân sự mang đến cho doanh nghiệp như sau:
- Quản lý dữ liệu chính xác: Dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm một cách chính xác, chặt chẽ. Đồng thời nó còn cho phép thực hiện các tính năng phân loại, lọc, tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng khi cần.
- Bảo mật dữ liệu chặt chẽ: Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp tính năng phân quyền cho từng đối tượng người dùng. Do vậy nó cho phép các cá nhân giữ chức vụ liên quan được quyền xem và chỉnh sửa. Từ đó, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ, bảo mật chặt chẽ trong nội bộ doanh nghiệp.
- Khả năng lưu trữ lớn: So với Excel, các phần mềm quản lý nhân sự sẽ phù hợp với nhu cầu lưu trữ số lượng lớn hồ sơ của doanh nghiệp. Việc xử lý, tính toán các số liệu cũng được thực hiện nhanh chóng, đơn giản chỉ với vài thao tác trên phần mềm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc.
- Tính năng tạo báo cáo chuyên sâu: Dựa vào những dữ liệu được nhập vào phần mềm, nó sẽ thống kê và tính toán các dữ liệu để cho ra các báo cáo nhân sự chuyên sâu. Người quản lý dễ dàng thấy được những biến động về nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng, phát triển mới cho phù hợp.
Quản lý hồ sơ nhân sự có thể được xem là một trong những yếu tố cốt lõi của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Dù áp dụng cách lưu trữ hồ sơ nhân sự nào, bạn vẫn phải nắm rõ nghiệp vụ, thông tin quan trọng cần xử lý để đạt được hiệu quả tốt nhất. Liên hệ ngay với OSOFT để được tư vấn giải pháp phần mềm quản lý nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp.
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM OSOFT
Địa chỉ: Số 63 Đường số 1, Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TPHCM.
Điện thoại: 0347 900 038
Email: info.osoftware@gmail.com
