Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định cụ thể về việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử đã chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026. Theo đó, hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu hoàn toàn có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy. Đây là cơ sở quan trọng để các doanh nghiệp từng bước số hóa quy trình ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động.
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:
“Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”
Nói một cách đơn giản, hợp đồng lao động điện tử là “phiên bản số” của hợp đồng lao động, được người lao động và người sử dụng lao động thực hiện trên môi trường điện tử thay vì phải in, ký và lưu trữ bằng hồ sơ giấy. Để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý, quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng phải đáp ứng các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026).
HĐLĐ điện tử được gắn mã định danh (ID)
Từ ngày 01/07/2026, HĐLĐ điện tử sẽ được quản lý trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội Vụ vận hành. Căn cứ Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mỗi HĐLĐ điện tử đáp ứng quy định khi được gửi lên Nền tảng sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất, không trùng lặp với HĐLĐ điện tử khác.
Mã ID này sẽ đi theo hợp đồng trong suốt vòng đời của nó, từ ký kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn cho đến chấm dứt hợp đồng. Các phụ lục và thông báo liên quan cũng được liên kết với ID của hợp đồng, tạo ra một đầu mối thống nhất để nhận diện và quản lý dữ liệu của từng hợp đồng.
Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không tự đặt mã định danh cho hợp đồng mà Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ thực hiện cấp theo cơ chế tự động.
Có bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026?
Theo Khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà nước khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và trong giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến HĐLĐ. Quy định này cho thấy pháp luật đang khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử, thay vì quy định đây là hình thức bắt buộc áp dụng đối với tất cả doanh nghiệp.
Ngoài ra cần phân biệt rõ, ngày 01/07/2026 là mốc thời gian hiệu lực để áp dụng quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đồng thời là thời gian để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được chính thức đưa vào vận hành. Không phải là thời điểm bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển toàn bộ hợp đồng lao động từ bản giấy sang bản điện tử.
Nếu chưa triển khai HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định hiện hành. Ngược lại, nếu lựa chọn chuyển sang hình thức điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện việc giao kết và quản lý hợp đồng theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Tóm lại:
| Nội dung | Quy định |
| Có bắt buộc dùng HĐLĐ điện tử từ 01/07/2026? | Không |
| HĐLĐ điện tử có giá trị pháp lý không? | Có, khi đáp ứng quy định |
| Hợp đồng giấy còn được sử dụng không? | Có |
| Có phải bỏ hoàn toàn hợp đồng lao động bản giấy? | Không |
Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định 03 nguyên tắc chung khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử:
1. Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan
Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và các quy định tại Nghị định này.
2. Hợp đồng phải được gửi cho cả hai bên dưới dạng thông điệp dữ liệu
HĐLĐ điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu, thông qua phương tiện điện tử phù hợp với thỏa thuận của các bên. Như vậy, sau khi giao kết, mỗi bên phải có khả năng tiếp nhận và lưu giữ hợp đồng dưới dạng điện tử theo phương thức đã thống nhất.
3. Khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử thay thế hợp đồng giấy
Doanh nghiệp được định hướng chuyển dần từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử trong hoạt động quản lý nhân sự và thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan đến quan hệ lao động. Quy định này thể hiện chủ trương thúc đẩy số hóa hồ sơ, nhưng không đặt ra yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp phải thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy bằng hợp đồng điện tử.
Chủ thể tham gia giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử
Theo Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử có sự tham gia của các chủ thể chính sau:
- Người lao động: Là một bên trực tiếp giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử với người sử dụng lao động.
- Người sử dụng lao động: Là bên giao kết HĐLĐ với người lao động và chịu trách nhiệm tổ chức quy trình tạo lập, gửi, ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng theo quy định.
- Nhà cung cấp dịch vụ eContract: Đây là tổ chức cung cấp dịch vụ HĐLĐ điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động thực hiện việc tạo lập, giao kết, ký và quản lý HĐLĐ điện tử trên hệ thống.
Điều kiện, phương thức thực hiện giao kết HĐLĐ điện tử
Đối với người lao động và người sử dụng lao động
Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân, các bên phải cung cấp giấy tờ tùy thân và thông tin định danh hợp lệ theo từng trường hợp. Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, ngoài hồ sơ xác định tư cách pháp lý của tổ chức còn phải có thông tin, giấy tờ định danh của người đại diện theo pháp luật.
Các bên đồng thời cần có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Đối với hệ thống eContract
Để được phép thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử, hệ thống eContract phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Tích hợp phần mềm ký và kiểm tra chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử.
- Bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng; có sẵn phương án kỹ thuật để duy trì hoạt động và xử lý ngay khi gặp sự cố hệ thống.
- Có phương án lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử, đảm bảo khả năng tra cứu hợp đồng đã được giao kết trên hệ thống.
- Định danh đúng chủ thể, thực hiện xác thực danh tính người lao động và người sử dụng lao động theo quy định.
- Có cơ chế kỹ thuật ghi nhận việc các bên đã được định danh chấp thuận toàn bộ nội dung hợp đồng.
- Có tính năng chứng thực hợp đồng điện tử trước khi gửi dữ liệu lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh (ID).
- Hỗ trợ chuyển đổi qua lại giữa hình thức hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy theo đúng luật về giao dịch điện tử.
- Cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
- Hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng định dạng và giao thức do Bộ Nội vụ yêu cầu.
- Cung cấp chức năng tổng hợp, thống kê, xuất báo cáo định kỳ hoặc đột xuất để phục vụ công tác quản lý.
- Kết nối trực tiếp với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ qua cổng API tiêu chuẩn.
- Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định.
Đối với nhà cung cấp eContract
Dưới đây là 3 điều kiện cốt lõi mà một nhà cung cấp phần mềm Hợp đồng điện tử (eContract) bắt buộc phải đáp ứng:
- Hệ thống phần mềm đạt chuẩn: Hệ thống eContract cung cấp ra thị trường phải đáp ứng đầy đủ các tính năng kỹ thuật, an toàn thông tin và kết nối theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- Công nghệ định danh và sinh trắc học: Sở hữu công nghệ thu thập, kiểm tra và đối chiếu chính xác dữ liệu sinh trắc học (như khuôn mặt, vân tay, mống mắt, giọng nói…). Đảm bảo các thông tin sinh trắc học này khớp hoàn toàn với giấy tờ tùy thân hợp lệ, giúp định danh đúng người và xác thực danh tính chuẩn pháp luật.
- Giấy phép hoạt động: Được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó có danh mục được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo đúng Luật Giao dịch điện tử.
Quy định về hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định, HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên cuối cùng hoàn tất việc ký số, kèm theo dấu thời gian chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và được nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng (Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP). Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận một thời điểm có hiệu lực khác trong hợp đồng. Vì vậy, thời điểm ký hoàn tất ký số không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với thời điểm hợp đồng bắt đầu có hiệu lực.
Ví dụ: Doanh nghiệp và người lao động hoàn tất ký HĐLĐ điện tử vào ngày 20/08/2026, nhưng hợp đồng thỏa thuận có hiệu lực từ ngày 01/09/2026. Khi đó:
- 20/08/2026: Hoàn tất giao kết và chứng thực HĐLĐ điện tử.
- 01/09/2026: Hợp đồng lao động bắt đầu có hiệu lực theo thỏa thuận.
Hợp đồng lao động điện tử mang đến lợi ích gì?
Việc chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa quy trình nhân sự mà còn tạo thuận lợi cho cả cơ quan quản lý nhà nước và người lao động.
Lợi ích cho cơ quan quản lý nhà nước
- HĐLĐ điện tử được số hóa, giúp cơ quan quản lý dễ dàng tiếp nhận, quản lý và khai thác dữ liệu.
- Hỗ trợ phân tích và xuất báo cáo phục vụ công tác xây dựng chính sách lao động.
- Tăng cường giám sát việc thực hiện các quy định và chính sách lao động tại doanh nghiệp.
- Phát triển một thị trường lao động minh bạch, hiện đại và toàn diện.
Lợi ích cho người sử dụng lao động
- Cắt giảm tối đa chi phí in ấn, giấy tờ, chuyển phát và không gian lưu trữ hồ sơ nhân sự dạng vật lý.
- Ban lãnh đạo và nhân sự có thể trình ký và hoàn tất hợp đồng mọi lúc mọi nơi ngay trên thiết bị điện tử.
- Hạn chế thất lạc hay hư hỏng hợp đồng, đồng thời dễ dàng tra cứu và quản lý tập trung với độ bảo mật cao.
- Việc ký số, dấu thời gian và chứng thực giúp tăng khả năng xác định chủ thể và kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng.
Lợi ích cho người lao động
- Thực hiện ký hợp đồng nhanh chóng và tiện lợi ngay cả khi làm việc từ xa mà không cần đến văn phòng.
- Dễ dàng lưu giữ bản sao điện tử chuẩn pháp lý trên ứng dụng hoặc email để truy cập xem lại bất cứ khi nào.
- Tăng cường bảo vệ quyền lợi cá nhân và hạn chế nguy cơ bị đơn phương sửa đổi nội dung hợp đồng nhờ cơ chế chứng thực.
Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử
Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử được thực hiện trên môi trường số, từ khâu tạo lập hợp đồng, xác thực các bên đến ký số và chứng thực thông điệp dữ liệu.
Bước 1: Khởi tạo hợp đồng
Người sử dụng lao động tạo hợp đồng trên hệ thống eContract dựa trên mẫu hợp đồng đã được doanh nghiệp chuẩn bị. Tại đây, người khởi tạo sẽ tiến hành thiết lập luồng ký, thứ tự tham gia ký kết giữa các bên và gán sẵn các trường thông tin cần thiết như thông tin xác thực, chữ ký, ngày tháng.
Trước khi gửi hợp đồng để ký, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung để bảo đảm thông tin chính xác và phù hợp với thỏa thuận giữa hai bên. Hợp đồng sau đó được gửi đến người lao động thông qua phương thức điện tử đã thống nhất.
Bước 2: Xác thực định danh
Trước khi thực hiện ký kết, người lao động và người sử dụng lao động cần được định danh và xác thực danh tính. Tùy theo phương thức sử dụng, quá trình xác thực có thể dựa trên giấy tờ định danh hợp lệ (CCCD), tài khoản định danh điện tử hoặc các phương thức xác thực khác theo quy định pháp luật.
Bước 3: Ký số và gắn dấu thời gian
Sau khi xác nhận nội dung hợp đồng, người lao động và người sử dụng lao động thực hiện ký số để ghi nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung đã giao kết. Dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số để xác định thời điểm ký. Khi bên sau cùng hoàn tất việc ký số, các thông tin về quá trình ký kết sẽ được ghi nhận trên môi trường điện tử.
Bước 4: Chứng thực và cấp mã ID
Nhà cung cấp dịch vụ eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu của hợp đồng đã được các bên ký duyệt. Hợp đồng sau đó được gửi kết nối qua cổng API đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được kiểm tra và cấp mã định danh (ID).
Bước 5: Lưu trữ hợp đồng
Sau khi hoàn tất quy trình giao kết, hợp đồng được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trên hệ thống eContract. Người sử dụng lao động và người lao động có thể truy cập, tra cứu và sử dụng hợp đồng khi cần theo phương thức được cung cấp.
Lưu ý: Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy theo hệ thống eContract được sử dụng. Tuy nhiên, quy trình cốt lõi vẫn cần bảo đảm các yêu cầu về định danh, xác thực, ký số, chứng thực, cấp mã định danh và lưu trữ dữ liệu theo quy định pháp luật.
Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành phương thức hiệu quả để doanh nghiệp số hóa quy trình giao kết và quản lý quan hệ lao động. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp eContract đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý và an toàn thông tin theo quy định hiện hành.
