Quy trình chấm công tính lương là một trong những quy trình quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Một quy trình chuẩn xác sẽ góp phần đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc chi trả lương cho nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý nhân lực và tiết kiệm chi phí vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, OSOFT sẽ tổng hợp đến bạn quy trình chấm công và tính lương chi tiết, chuẩn nhất hiện nay!
Quy trình chấm công tính lương là gì?
Quy trình chấm công tính lương là một nghiệp vụ cơ bản, bao gồm một chuỗi các bước được thực hiện để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên và tính toán số tiền lương thực tế mà họ được hưởng.
Cụ thể, sau khi tiếp nhận thông tin nhân viên từ quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu theo dõi: thời gian làm việc của nhân viên, đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm, đi muộn – về sớm, đơn công tác, tăng ca,… Tất cả những thông tin này sẽ được tổng hợp thành bảng chấm công cuối tháng và sử dụng làm cơ sở để tính lương nhân viên. Sau khi có bảng tổng hợp công đầy đủ, bộ phận nhân sự cần in phiếu hoặc gửi mail thông báo đến nhân viên để kiểm tra, đối chiếu và thanh toán lương.
Lợi ích của quy trình chấm công tính lương chuẩn
Quy trình chấm công tính lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Việc áp dụng một quy trình chuẩn sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:
Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự
Quy trình chấm công tính lương chuẩn giúp đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận giờ làm việc và công làm việc của nhân viên. Điều này không chỉ tạo ra một hệ thống tính lương liền mạch và hiệu quả, mà còn giảm thiểu chi phí, thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp trong quản lý nhân sự.
Khi quy trình chuẩn được áp dụng, việc tổng hợp tiền lương và báo cáo được thực hiện một cách tối ưu và nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của bộ phận nhân sự và tập trung hơn vào các hoạt động kinh doanh chính.
Giảm thiểu sai sót trong công việc
Một quy trình chấm công tính lương chuẩn xác không chỉ đảm bảo tính công bằng trong việc trả lương cho nhân viên mà còn đóng góp đáng kể vào việc giảm thiểu các sai sót trong công việc.
Bằng cách tự động hóa các bước quan trọng, từ việc ghi nhận giờ làm việc đến tính toán lương, quy trình chuẩn sẽ giúp tăng cường độ chính xác và tránh những lỗi tính toán thủ công. Điều này cũng giúp giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự, đặc biệt là vào cuối mỗi kỳ tính lương.
Tiết kiệm nguồn lực và chi phí
Áp dụng quy trình chấm công tính lương chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể nguồn lực và chi phí. Việc tự động hóa quá trình chấm công, tính lương không chỉ giảm thiểu thời gian làm việc thủ công của nhân viên mà còn hạn chế tối đa các sai sót, tránh phát sinh các khoản chi trả không cần thiết.
Bằng cách giảm thiểu thời gian dành cho các công việc hành chính, nhân sự cũng có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực.
Thiết lập cơ sở để tính lương dễ dàng hơn
Việc thiết lập quy trình chuẩn hóa giúp tổng hợp dữ liệu chấm công của nhân viên một cách chính xác. Đây chính là cơ sở quan trọng hỗ trợ cho việc tính lương và xem xét các chế độ phúc lợi, thưởng phạt đi kèm. Thêm vào đó, các bảng biểu theo dõi thời gian, năng suất làm việc của từng nhân viên cũng được ghi nhận rõ ràng, giúp cho việc đánh giá xét thưởng cuối năm trở nên dễ dàng.
Quy trình chấm công tính lương chuẩn cho doanh nghiệp
Có thể thấy, một quy trình chấm công tính lương chuẩn mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích quan trọng. Tùy thuộc vào ngành nghề và đặc thù hoạt động mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thiết lập quy trình khác nhau. Song nhìn chung, một quy trình chấm công và tính lương chuẩn thường bao gồm các bước:
Bước 1: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên
Bước đầu quan trọng cần thực hiện là tạo lập và lưu trữ hồ sơ nhân viên với đầy đủ các thông tin như: họ tên, chức vụ, phòng ban, quá trình làm việc, số năm kinh nghiệm, thông tin hợp đồng lao động, lương thưởng, phúc lợi,… Hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên và đảm bảo tính bảo mật để bảo vệ quyền lợi của nhân viên.
Bước 2: Thực hiện chấm công
Chấm công là hoạt động quan trọng cần được thực hiện hằng ngày nhằm ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Hiện nay có nhiều hình thức chấm công có thể được áp dụng trong doanh nghiệp, bao gồm: chấm công bằng thẻ, chấm công bằng vân tay, chấm công bằng khuôn mặt,…
Việc chấm công giúp đảm bảo nhân viên đi làm đúng giờ và làm đủ số giờ quy định. Bên cạnh đó, hoạt động này cũng giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên khi thực hiện tăng ca hoặc làm thêm ngoài giờ.
Bước 3: Tổng hợp và đối chiếu bảng công
Giờ công của từng nhân viên sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp cùng với các thông tin về nghỉ phép, nghỉ ốm, tăng ca,… để tính toán thời gian làm việc thực tế. Báo cáo tổng hợp này sẽ được gửi cho bộ phận kế toán để phục vụ công tác tính lương, thưởng.
Bước 4: Lập bảng lương
Dựa vào bảng số liệu tổng hợp công của phòng nhân sự, bộ phận kế toán sẽ tiến hành công tác tính lương. Quy trình này bao gồm việc tính toán các yếu tố như: lương cơ bản, lương tăng ca, khoản thưởng và các khoản khấu trừ (thuế, bảo hiểm).
Bước 5: Duyệt bảng lương và tạo phiếu chi
Bảng lương sau khi hoàn thiện sẽ được gửi cho kế toán trưởng để thực hiện kiểm tra lần cuối. Nếu không có thông tin sai sót, kế toán trưởng sẽ chấp thuận bảng lương và gửi cho giám đốc phê duyệt. Trong trường hợp phát hiện sai sót, báo cáo sẽ được gửi lại cho phòng kế toán để thực hiện điều chỉnh.
Sau khi giám đốc ký duyệt, bảng lương sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán để lập phiếu chi và tiến hành thanh toán tiền lương cho toàn bộ người lao động.
Bước 6: Thanh toán lương cho người lao động
Thủ quỹ hoặc kế toán tiền lương sẽ là người chịu trách nhiệm trả lương cho nhân viên. Quy trình thanh toán có thể thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, tùy thuộc vào chính sách của công ty. Các khoản thanh toán cần được thực hiện đúng hạn và đúng số tiền ghi trong phiếu chi.
Bước 7: Hoàn thiện và lưu hồ sơ
Sau khi thanh toán hoàn tất, bộ phận kế toán cần cập nhật hệ thống kế toán và lưu trữ các chứng từ liên quan để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này. Các chứng từ có liên quan bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương.
Lưu ý quan trọng trong quy trình chấm công và tính lương
Để nghiệp vụ chấm công tính lương diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý một vài vấn đề sau đây:
- Nếu có sự sai sót về giờ công, người lao động cần thông báo ngay cho bộ phận nhân sự hoặc gửi phiếu đề nghị bù công theo quy định của doanh nghiệp.
- Trong trường hợp có sự sai sót về số giờ công do thời gian làm việc không tuân theo quy định, nhân viên cần phối hợp với bộ phận nhân sự để giải trình và điều chỉnh lại số liệu. Nếu vi phạm sẽ phải chịu xử lý theo đúng quy định của doanh nghiệp.
- Để tính toán chính xác giờ công đối với các trường hợp tăng ca, bộ phận nhân sự cần rà soát và đối chiếu với giấy đề nghị tăng ca hoặc báo cáo phân công tăng ca.
- Bộ phận nhân sự cần chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu lương của nhân viên bằng các biện pháp bảo mật phù hợp.
- Đảm bảo quy trình chấm công và tính lương tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, thuế và bảo hiểm.
- Lưu trữ các chứng từ liên quan đến chấm công và tính lương một cách có hệ thống để phục vụ cho việc kiểm tra và thanh tra khi cần.
Thiết lập quy trình chấm công chuyên nghiệp với OS-HRM
Thiết lập quy trình chấm công chuyên nghiệp với OS-HRM giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc và tính lương hiệu quả hơn. Bằng cách tích hợp các công cụ chấm công tự động, OS-HRM cho phép doanh nghiệp:
- Ghi nhận thời gian vào và ra của nhân viên một cách chính xác theo thời gian thực (real-time).
- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu chấm công, đối chiếu và lập bảng công tự động.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết và chức năng phê duyệt linh hoạt, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý đơn từ.
- Tính toán lương tự động dựa trên thông tin về ngày công, ngày nghỉ phép, lịch tăng ca,…
- Tích hợp với các hệ thống kế toán, tài chính để đồng bộ dữ liệu.
Quy trình chấm công tính lương là yếu tố then chốt trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Việc thiết lập quy trình chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác quản lý. Điều này không chỉ tăng cường sự hài lòng của nhân viên mà còn góp phần vào sự thành công lâu dài của tổ chức.
