Mẫu phiếu lương là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chi phí nhân sự, đồng thời đảm bảo quyền lợi về lương, phụ cấp cho người lao động. Tuy nhiên, việc lập phiếu lương mẫu sao cho vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa tối ưu hóa quy trình cho bộ phận nhân sự lại là bài toán khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Trong bài viết này, OSOFT tổng hợp các mẫu phiếu lương chuẩn, cho phép tải miễn phí và áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn.
Mẫu phiếu lương là gì?
Mẫu phiếu lương là biểu mẫu kê khai chi tiết các khoản thu nhập và khấu trừ của người lao động trong một kỳ lương (thường là theo tháng). Chứng từ này được doanh nghiệp gửi cho nhân sự để kiểm tra và xác nhận trước khi chi lương. Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể thiết kế phiếu lương dưới dạng Word, Excel hoặc biểu mẫu tự động trên phần mềm quản lý nhân sự.
Quy định về phiếu lương theo Bộ Luật lao động
Căn cứ Khoản 3 Điều 95 Bộ Luật lao động 2019, ở mỗi kỳ trả lương, doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp bảng kê tiền lương cho người lao động. Trong đó thể hiện rõ các khoản: tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).
Như vậy, quy định pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng một mẫu phiếu lương cố định. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể chủ động thiết lập phiếu lương mẫu phù hợp, song cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các nội dung mà pháp luật yêu cầu trong bảng kê trả lương.
Tại sao cần lập mẫu phiếu lương?
Việc lập phiếu lương theo từng kỳ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Đối với doanh nghiệp
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đáp ứng nghĩa vụ thông báo bảng kê trả lương cho NLĐ theo quy định của Bộ Luật lao động, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt hành chính khi có thanh tra.
- Tối ưu quản lý nhân sự: Cung cấp số liệu chi tiết về ngày công, lương thực nhận, lương OT, mức trích đóng bảo hiểm và thuế. Từ đó giúp chuẩn hóa quy trình tính lương, hạn chế sai sót và thời gian xử lý khiếu nại.
- Minh bạch chi phí: Phiếu lương là căn cứ hợp lệ để doanh nghiệp đối chiếu và giải trình các khoản chi phí một cách minh bạch, từ đó kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả hơn.
Đối với người lao động
- Nắm rõ thu nhập: Dựa vào mẫu phiếu lương cho nhân viên, NLĐ có thể chủ động theo dõi chi tiết từng khoản thu và các khoản khấu trừ. Từ đó hiểu rõ cách tính và cơ cấu thu nhập thực nhận hàng tháng.
- Bảo vệ quyền lợi NLĐ: Phiếu lương là cơ sở để NLĐ đối soát trực tiếp, giúp phát hiện kịp thời các sai lệch so với hợp đồng lao động và phản hồi với doanh nghiệp khi cần.
Mẫu phiếu lương chuẩn gồm những thông tin gì?
Tùy vào cách tính lương của từng doanh nghiệp, phiếu lương có thể được thiết kế khác nhau nhưng thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:
| Nhóm thông tin | Chi tiết nội dung |
| Thông tin doanh nghiệp và nhân sự | – Tên công ty, địa chỉ, logo
– Họ và tên người lao động, mã số nhân viên – Bộ phận/phòng ban, chức danh công việc – Kỳ tính lương (Tháng/Năm) |
| Thông tin chấm công | – Số ngày công thực tế trong tháng
– Số giờ/ngày làm thêm (OT) – Số ngày nghỉ phép nguyên lương/không hưởng lương |
| Tổng thu nhập | – Lương hợp đồng/Lương cơ bản
– Tiền lương làm thêm giờ – Các khoản phụ cấp (ăn trưa, đi lại, điện thoại,…) – Tiền thưởng (tháng, hiệu suất, KPI, doanh số) |
| Các khoản khấu trừ bắt buộc | – Bảo hiểm bắt buộc (10,5%): BHXH (8%), BHYT (1.5%), BHTN (1%)
– Thuế TNCN (tạm trích trong kỳ) – Khoản trừ khác (nếu có) |
| Khoản thực nhận | – Lương thực nhận (Net): Tổng thu nhập – Tổng các khoản trích trừ
– Hình thức thanh toán (Chuyển khoản / Tiền mặt) – Chữ ký/Xác nhận của Bộ phận Nhân sự – Chữ ký nhận của NLĐ |
4 mẫu phiếu lương cho nhân viên chuyên nghiệp
Bộ Luật lao động 2019 và các văn bản pháp lý liên quan hiện không có quy định bắt buộc về mẫu phiếu lương. Do đó, doanh nghiệp có thể tự lập phiếu lương tùy theo nhu cầu thực tế hoạt động nhưng vẫn phải đảm bảo các nội dung theo quy định. Dưới đây là các mẫu phiếu lương chuyên nghiệp mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
Mẫu phiếu lương 1
Đây là mẫu phiếu lương cơ bản, được trình bày đơn giản, tập trung vào những thông tin cần thiết như ngày công, lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận. Ưu điểm của mẫu là dễ lập, dễ theo dõi và phù hợp với các doanh nghiệp có cơ cấu tiền lương đơn giản.
Mẫu phiếu lương 2
Mẫu phiếu lương này được thiết kế theo cấu trúc phân lớp chuyên nghiệp với nhiều khối chuyên biệt. Ưu điểm của biểu mẫu này nằm ở khả năng kiểm soát ngày công chi tiết khi tách nhỏ các chỉ số theo dõi (nghỉ bù, nghỉ phép, không hưởng lương…). Thêm vào đó, các khoản thu nhập và khấu trừ được phân tách rõ ràng cũng giúp dễ dàng theo dõi bảng lương.
Mẫu phiếu lương 3
Hướng tới các doanh nghiệp có cấu trúc chi trả phức tạp, phiếu lương này nổi bật với thiết kế 2 cột song song đa khối. Điểm đặc biệt của biểu mẫu đến từ sự phân tách rõ ràng và chi tiết các đầu mục:
- Lương chịu thuế/miễn thuế;
- Các loại giờ làm thêm (ngày, đêm, chủ nhật, lễ);
- Vi phạm đi trễ/về sớm;
- Các khoản điều chỉnh tài chính (truy thu BHXH, hoàn thuế TNCN,…);
- Các khoản phụ cấp/thưởng.
Mẫu phiếu lương 4
Đây là mẫu phiếu lương mang phong cách hiện đại và chuẩn hóa theo quy trình C&B của doanh nghiệp lớn. Biểu mẫu áp dụng phương pháp phối màu để phân loại dữ liệu, kết hợp với các ô mã hóa công thức tính toán. Thiết kế này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát công thức và hạn chế sai sót trong quá trình tính lương.
Các phương pháp tạo phiếu lương cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể tạo biểu mẫu phiếu lương nhân viên bằng nhiều phương pháp khác nhau, từ lập thủ công trên Word, Excel đến lập tự động trên phần mềm quản lý nhân sự/quản lý tiền lương.
Tạo mẫu phiếu lương Excel
Đây là phương pháp tạo phiếu lương phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Với phương pháp này, phiếu lương sẽ được thiết lập trên bảng tính, nhập liệu thủ công hoặc dùng hàm (VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX-MATCH) để trích xuất dữ liệu từ bảng lương tổng. Ưu điểm của phương pháp này là hoàn toàn miễn phí và tùy chỉnh linh hoạt. Song nhược điểm lại là tốn nhiều thời gian và dễ sai sót, sai lệch số liệu khi quy mô nhân sự tăng.
Tạo phiếu lương bằng Word
Doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Mail Merge trên Word kết hợp với Excel để tạo phiếu lương hàng loạt. Phiếu lương sau khi tạo có thể lưu dưới dạng Word, PDF hoặc gửi qua email. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tạo phiếu lương hàng loạt nhanh chóng. Tuy nhiên, việc quản lý dữ liệu, thiết lập Mail Merge và kiểm soát phiếu lương vẫn phụ thuộc nhiều vào Excel.
Tạo phiếu lương bằng phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, lương, phụ cấp, bảo hiểm và thuế để tính lương. Phiếu lương được khởi tạo tự động theo từng kỳ, gửi qua app di động hoặc email nội bộ của nhân viên. Nhờ đó giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và tối ưu thời gian xử lý cho doanh nghiệp.
Tự động tạo và gửi phiếu lương với phần mềm OS-HRM
Với phần mềm quản lý nhân sự OS-HRM, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình tính và xuất phiếu lương thay vì thực hiện thủ công trên Excel. Các tính năng nổi bật của phần mềm OS-HRM:
- Tự động tổng hợp dữ liệu: Kết nối dữ liệu chấm công, ngày công, làm thêm giờ, đi muộn – về sớm, nghỉ phép, phụ cấp và các khoản khấu trừ để phục vụ công tác tính lương.
- Tính lương theo chính sách C&B: Hỗ trợ thiết lập các thành phần và quy tắc tính lương phù hợp với chính sách của từng doanh nghiệp.
- Tạo phiếu lương tự động: Tự động tạo phiếu lương dựa trên kết quả tính lương, hạn chế nhập liệu và xử lý thủ công.
- Xuất phiếu lương linh hoạt: Cho phép xuất phiếu lương theo từng nhân viên hoặc thực hiện xuất hàng loạt khi cần xử lý số lượng lớn.
- Quản lý và tra cứu tập trung: Phiếu lương được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp bộ phận C&B dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và theo dõi thông tin.
Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình C&B, tăng tính minh bạch trong quản lý lương thưởng và tiết kiệm thời gian xử lý hàng tháng. Thêm vào đó, phần mềm còn nâng cao trải nghiệm nhân viên khi cho phép truy cập, tra cứu phiếu lương mọi lúc, mọi nơi.
👉 Liên hệ ngay với OSOFT qua Hotline/Zalo: 0388.705.248 để được tư vấn và nhận demo giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Phiếu lương không chỉ là bảng kê thu nhập của người lao động mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chính sách tiền lương và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Từ những mẫu phiếu lương đơn giản trên Word, Excel đến các giải pháp tự động hóa trên phần mềm, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp với quy mô và quy trình nhân sự của mình.
