Kỹ năng quản lý thời gian: 5 bước quản lý hiệu quả

Khi nói đến quản lý thời gian, tất cả chúng ta đều phải đối mặt với những thách thức giống nhau. Thật khó để kiểm soát từng phút trong ngày, đặc biệt là khi có quá nhiều phiền nhiễu xung quanh. Sự phân tâm diễn ra ở mọi hình thức, từ việc đồng nghiệp ghé qua để hỏi han đến hàng loạt email liên tục trong hộp thư đến. Tin tốt là có rất nhiều công cụ có thể giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn. Trước khi đi đến tầm quan trọng của nó, trước tiên chúng ta hãy tìm hiểu quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch, theo dõi và phân tích thời gian được sử dụng như thế nào. Cụ thể hơn nó bao gồm việc lập, thực hiện và đánh giá các kế hoạch để đạt được các mục tiêu cụ thể trong công việc và cuộc sống. Các kỹ thuật quản lý thời gian bao gồm:

  • Đặt mục tiêu;
  • Tạo thời gian biểu cho công việc liên quan đến từng mục tiêu;
  • Quản lý thời gian và các ưu tiên bằng cách xác định: đâu là việc cần được ưu tiên thực hiện, thời hạn hoàn thành chúng,…
  • Lựa chọn các công cụ quản lý thời gian thích hợp để hỗ trợ việc đạt được mục tiêu.
  • Thực hiện kế hoạch để hoàn thành mục tiêu
  • Duy trì sự tập trung cho công việc.
  • Đánh giá kế hoạch.

Tại sao cần quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian đúng cách có thể cải thiện cuộc sống nghề nghiệp của bạn theo những cách sau:

Hoàn thành công việc đúng hạn

Phân bổ một khung thời gian nhất định cho các nhiệm vụ, công việc sẽ giúp bạn hoàn thành chúng đúng hạn. Điều này cũng sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn khối lượng công việc của mình. Khi bạn có các nhiệm vụ được đóng khung thời gian, bạn sẽ phải hoàn thành các hoạt động đó trong một mốc thời gian đã định.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn
Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn

Đảm bảo chất lượng công việc tốt hơn

Với việc tận dụng thời gian và ưu tiên các công việc một cách hợp lý, bạn có thể dễ dàng mang lại kết quả công việc tốt hơn. Ngoài ra, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc là kỹ năng quan trọng trong quản lý thời gian. Kỹ thuật đơn giản mà hiệu quả này giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng bằng cách giữ chúng ở mức ưu tiên cao nhất, cho phép bạn làm việc với toàn bộ sự chú ý và tập trung.

Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Môi trường kinh doanh ngày nay có nhịp độ nhanh, cạnh tranh và thay đổi liên tục. Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng mà mỗi người cần rèn luyện, phát triển nếu muốn thành công trong môi trường có nhịp độ nhanh như hiện nay. Để đạt được thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng đòi hỏi một cá nhân phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt.

Giảm sự trì hoãn, tăng khả năng tập trung

Kiểm soát thời gian hiệu quả giúp giảm sự trì hoãn
Kiểm soát thời gian hiệu quả giúp giảm sự trì hoãn

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian không chỉ là làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn mà còn là giảm sự trì hoãn, tăng khả năng tập trung vào công việc. Điều quan trọng là bạn phải chủ động lên kế hoạch trong ngày để có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn. Nó đảm bảo rằng thời gian của bạn được sử dụng một cách khôn ngoan và hiệu quả. Bạn sẽ luôn hoàn thành công việc của mình đúng hạn, không bao giờ đợi “nước đến chân mới nhảy”.

Giảm căng thẳng trong công việc

Nhiều nhân viên phải đối mặt với vấn đề liên tục cảm thấy quá tải trong công việc. Sự căng thẳng này có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và sức khỏe của họ. Với cách quản lý thời gian phù hợp, nhân viên sẽ có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả mà vẫn giữ được sự tỉnh táo.

Nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp

Đúng giờ trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu quả công việc mà còn giúp bạn tạo được danh tiếng tốt. Khi người quản lý và cấp trên biết rằng bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, họ sẽ có xu hướng giao cho bạn những nhiệm vụ đầy thách thức và trao cơ hội làm việc cho những dự án cao cấp hơn. Đây chính là cơ hội mở rộng con đường sự nghiệp, giúp bạn thăng tiến, phát triển nhanh hơn trong tương lai.

Quản lý thời gian hiệu quả mang đến nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp
Quản lý thời gian hiệu quả mang đến nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp

5 bước quản lý thời gian hiệu quả trong công việc

Quản lý thời gian là chìa khóa thành công trong bất kỳ ngành nghề nào. Trong thế giới ngày nay, nơi công nghệ đã trở thành một phần trong cuộc sống của chúng ta, việc quản lý thời gian càng trở nên khó khăn hơn. Dưới đây là 5 bước quản lý thời gian hiệu quả trong việc:

Lên kế hoạch

Lập kế hoạch là bước đầu tiên để quản lý thời gian, giúp xác định những gì cần phải làm và cách thức thực hiện. Với một lịch trình được lên kế hoạch tốt, bạn có thể dễ dàng xác định được những gì cần phải làm vào thời điểm đó.

Về bản chất, quản lý thời gian là sử dụng tốt nhất thời gian mà bạn có. Bạn nên đặt ra một vài mục tiêu có thể quản lý được, sau đó nhóm các nhiệm vụ của mình thành các dự án khác nhau. Ví dụ, nếu bạn phải thực hiện ba dự án khác nhau trong một ngày, mỗi dự án nên được phân bổ một lượng thời gian thích hợp.

Đặt mức độ ưu tiên

Chìa khóa để quản lý thời gian thành công là đặt mức độ ưu tiên cho các công việc hàng ngày của bạn. Hãy ưu tiên các công việc trong danh sách của bạn theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp. Bắt đầu bằng cách giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó chuyển sang những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể dễ dàng thực hiện sau đó.

Đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng
Đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng

Đừng làm việc đa nhiệm

Làm việc đa nhiệm chính là một trong những hoạt động lãng phí thời gian lớn nhất. Thay vì làm cùng một lúc quá nhiều việc, cuối cùng bạn sẽ chẳng hoàn thành được gì trong số chúng. Tốt nhất là chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, thay vì cố gắng làm quá nhiều.

Đừng làm việc đa nhiệm, thay vào đó tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Đừng làm việc đa nhiệm, thay vào đó tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Loại bỏ sự xao nhãng và trì hoãn

Có rất nhiều điều phiền nhiễu trong cuộc sống hàng ngày có thể khiến chúng ta mất rất nhiều thời gian. Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để chúng ta quản lý những phiền nhiễu này và tập trung hơn cho công việc. Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng năng suất có thể bị ảnh hưởng khi chúng ta bị phân tâm, đặc biệt là bởi các phương tiện truyền thông xã hội liên quan đến công việc.

Để không để những thứ gây xao nhãng này ngốn thời gian của bạn, tốt hơn hết bạn nên loại bỏ chúng hoàn toàn khỏi lịch trình của mình. Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu về những điều khiến bạn mất tập trung. Nếu mạng xã hội và điện thoại di động làm giảm năng suất của bạn, hãy đặt thời gian cố định trong ngày sử dụng MXH của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý

Quản lý thời gian là làm việc thông minh hơn và dành thời gian cho những việc khác. Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn lập kế hoạch nhiệm vụ và tiết kiệm thời gian một cách thông minh, hiệu quả. Bạn có thể chia các dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với thời hạn, danh sách việc cần làm, đặt lời nhắc và cũng có thể sử dụng các công cụ khác nhau để theo dõi tiến độ của mình.

Sử dụng phần mềm để quản lý công việc, thời gian hiệu quả
Sử dụng phần mềm để quản lý công việc, thời gian hiệu quả

Lời kết

Quản lý thời gian hiệu quả có thể có tác động tích cực đến công việc, sức khỏe và thậm chí là các mối quan hệ của bạn. Do đó hãy học cách kiểm soát thời gian hàng ngày để có thể đạt được những mục tiêu trong công việc và cuộc sống. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *