Để trở thành một nhà quản lý xuất sắc thì không thể thiếu kỹ năng cực kỳ quan trọng, đó là kỹ năng giao việc. Một dự án có thể hoàn thành đúng hạn và đạt được mục tiêu đề ra hay không, phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng giao việc hiệu quả của nhà quản lý. Vậy kỹ năng giao việc là gì? Làm thế nào để giao việc cho nhân viên cấp dưới một cách tối ưu? Cùng OSOFT tìm hiểu rõ hơn qua bài viết này!
Kỹ năng giao việc là gì?
Kỹ năng giao việc đề cập đến việc chuyển giao, phân chia trách nhiệm hoặc các nhiệm vụ cụ thể từ cấp quản lý đến các nhân viên cấp dưới. Mục đích là để giảm bớt khối lượng công việc của nhà quản lý đồng thời tạo điều kiện để nhân viên tham gia công việc và thể hiện năng lực của mình.
Tại sao nhà quản lý cần có kỹ năng giao việc hiệu quả?
Kỹ năng giao việc hiệu quả là một trong những yếu tố góp phần làm nên sự thành công trong công tác quản lý. Cụ thể, nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng như sau:
Phân bổ thời gian hợp lý
Đầu tiên, giao việc hiệu quả giúp nhà quản lý và nhân viên sử dụng thời gian một cách tối ưu hơn. Khi công việc được phân chia rõ ràng và có thời hạn cụ thể, các thành viên trong nhóm sẽ biết mình cần làm gì và trong khoảng thời gian bao lâu. Từ đó giúp họ sử dụng thời gian hiệu quả hơn và không bị lãng phí thời gian cho các công việc không quan trọng.
Giảm áp lực trong công việc
Khi nhà quản lý có kỹ năng giao việc cho nhân viên hiệu quả, họ có thể phân chia công việc một cách hợp lý. Đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều được phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ. Từ đó giúp tạo ra sự cân bằng trong công việc và giảm bớt áp lực cho nhà quản lý. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng sẽ không phải lo lắng về việc bị quá tải công việc. Điều này giúp họ giảm căng thẳng và tăng khả năng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Phát hiện kịp thời các vấn đề
Khi giao việc một cách hiệu quả, nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc dễ dàng. Từ đó có thể phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, việc phát hiện sớm các vấn đề trong quá trình làm việc cũng giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt được chất lượng tốt nhất.
Tăng cường sự gắn kết trong nội bộ
Khi công việc được giao một cách rõ ràng và đạt được kết quả tốt, các thành viên sẽ tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của nhà quản lý. Từ đó, đội ngũ nhân viên làm việc tự tin và hiệu quả hơn, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và đầy cảm hứng.
Tạo cơ hội cho cấp dưới phát huy năng lực
Kỹ năng giao việc hiệu quả không chỉ giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu dự án mà còn giúp mang đến nhiều cơ hội phát triển năng lực cho cấp dưới. Theo đó, các thành viên sẽ có cơ hội tiếp cận với các nhiệm vụ khác nhau, học hỏi kinh nghiệm và kỹ năng mới cũng như phát triển kỹ năng chuyên môn của mình. Qua mỗi lần nhận việc, nhân viên cũng sẽ cảm nhận được giá trị của mình trong đội nhóm. Từ đó có thêm nhiều động lực để tiếp tục học hỏi và trau dồi kiến thức, kỹ năng.
7 bước làm chủ kỹ năng giao việc dành cho nhà quản lý
Kỹ năng giao việc cho nhân viên là kỹ năng không thể thiếu ở nhà quản lý. Thế nhưng làm thế nào để giao việc hiệu quả và đúng cách? Cùng OSOFT điểm qua 7 bước cơ bản giúp nhà quản lý làm chủ kỹ năng giao việc và giám sát công việc trong phần này!
Thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng
Thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng là một trong những bước đầu quan trọng để giao việc hiệu quả. Nhà quản lý cần phải đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được đối với từng công việc. Việc này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu công việc, cách thức đạt được mục tiêu cũng như tiêu chí đánh giá kết quả công việc của mình. Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng cũng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh cách thức làm việc khi cần thiết.
Giao đúng người, đúng việc
Một trong những bước quan trọng giúp nhà quản lý làm chủ kỹ năng giao việc đó chính là giao đúng người đúng việc. Điều này đảm bảo rằng nhân viên được giao nhiệm vụ sẽ có đủ khả năng để hoàn thành công việc và đạt được kết quả tốt nhất. Để làm được điều này, nhà quản lý trước hết cần đánh giá được năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của từng thành viên trong nhóm. Từ đó chọn ra người phù hợp nhất với từng nhiệm vụ công việc.
Định rõ quyền hạn công việc
Định rõ quyền hạn công việc cho nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng trong kỹ năng giao việc hiệu quả. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ giới hạn và trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện công việc. Nếu không có hạn mức rõ ràng, đôi khi nhân viên có thể tự ý vượt quá quyền hạn của mình. Việc này không chỉ gây khó khăn trong công tác quản lý mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của tổ chức, đặc biệt là khi có nhiều nhân viên phối hợp làm việc với nhau.
Ngoài ra, định rõ quyền hạn công việc giúp tránh trường hợp mọi người can thiệp vào phần việc của người khác. Từ đó tạo nên sự chuyên nghiệp và đảm bảo tính đồng nhất trong kế hoạch làm việc.
Đặt thời hạn cho công việc
Một yếu tố quan trọng khác trong kỹ năng giao việc cho cấp dưới đó chính là đặt thời hạn cụ thể cho công việc. Việc này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn, không làm ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ dự án. Do vậy, khi giao việc, nhà quản lý cần đặt rõ yêu cầu thời gian hoàn thành công việc là bao lâu cũng như mức độ ưu tiên của từng công việc. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi sát sao để hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc đúng thời hạn.
Trao đổi và phản hồi về công việc
Thông qua trao đổi về công việc, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên cũng như hỗ trợ họ trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể hiểu rõ hơn về yêu cầu của nhà quản lý đối với công việc. Từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện phương pháp làm việc của mình để nâng cao hiệu suất làm việc.
Việc liên tục trao đổi và tương tác trong quá trình làm việc cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và chuyên nghiệp. Điều này giúp nâng cao hiệu quả làm việc của cả nhà quản lý và nhân viên, đồng thời tạo ra một tinh thần đoàn kết và cùng nhau phát triển trong công việc.
Ghi nhận kết quả và nỗ lực của nhân viên
Khi nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, việc ghi nhận nỗ lực và kết quả công việc sẽ giúp tăng động lực cho nhân viên. Trường hợp nhân viên cố gắng hoàn thành công việc mặc dù không đạt được kết quả như mong đợi, họ cũng cần được công nhận và động viên. Điều này sẽ giúp họ tiếp tục nỗ lực và đạt được thành công trong tương lai. Đây cũng là một trong những bước quan trọng giúp hoàn thiện kỹ năng giao việc cho cấp dưới của nhà quản lý.
Ứng dụng công nghệ để giao việc và quản lý hiệu quả
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý là vô cùng cần thiết. Theo đó, nhà quản lý có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc để giao việc và giám sát tiến độ một cách tối ưu hơn. Việc sử dụng phần mềm cũng giúp lưu trữ thông tin và tài liệu liên quan đến công việc dễ dàng và thuận tiện.
Phần mềm quản lý công việc cũng giúp cho việc phân công nhiệm vụ trở nên minh bạch hơn, tạo môi trường làm việc cởi mở và công bằng. Như vậy, nhà quản lý phải nắm bắt được xu hướng công nghệ mới để dễ dàng làm chủ được kỹ năng giao việc và giám sát công việc hiệu quả.
>> Tham khảo: Top 10+ phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
Lời kết
Để trở thành một nhà quản lý thành công, một trong những kỹ năng không thể thiếu đó chính là kỹ năng giao việc cho nhân viên. Trên đây, OSOFT đã tổng hợp những chia sẻ giúp nhà quản lý nâng cao kỹ năng giao việc hiệu quả. Mong rằng bài viết đã mang đến cho bạn nhiều góc nhìn mới về cách thức giao việc và quản lý trong tổ chức.
