Quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Doanh nghiệp có duy trì và phát triển bền vững hay không tất cả phụ thuộc vào chất lượng nguồn nhân lực. Do vậy, việc lập kế hoạch quản lý nhân sự một cách rõ ràng và hiệu quả là bước cực kỳ quan trọng. Trong bài viết này, OSOFT sẽ giúp bạn hiểu rõ: Kế hoạch nhân sự là gì? Vai trò của nó và các bước lập kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!
Kế hoạch quản lý nhân sự là gì?
Kế hoạch quản lý nhân sự là phương pháp chiến lược được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Đây được xem là kế hoạch tổng thể, mô tả chính xác các chính sách, quy định về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Dựa vào bản kế hoạch này, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được những ứng viên phù hợp trong các giai đoạn phát triển cụ thể. Từ đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và phát triển hơn trong tương lai.
Tại sao phải lập kế hoạch nhân sự?
Bước lập kế hoạch quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo đó, nó giúp doanh nghiệp:
- Thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.
- Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Phát triển năng lực chuyên môn và kỹ năng của nhân viên.
- Đồng bộ hóa mục tiêu của nhân viên với các mục tiêu của tổ chức.
- Duy trì mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức.
- Tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
6 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả
Dưới đây là các bước tạo lập kế hoạch nhân sự hiệu quả, tối ưu áp dụng cho mọi doanh nghiệp:
Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh
Bước đầu tiên để tạo lập một kế hoạch quản lý nhân sự là xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh. Cụ thể cần xác định những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong cả ngắn hạn và dài hạn cũng như cách mà đội ngũ nhân viên sẽ đóng góp vào các mục tiêu đó. Kế hoạch quản lý nhân sự cũng cần phù hợp với chiến lược kinh doanh, từ đó đảm bảo tập thể nhân viên đang làm việc với cùng một mục tiêu.
Bước 2: Xác định tình hình nhân sự hiện tại của tổ chức
Bước tiếp theo để phát triển một kế hoạch quản lý nhân sự đó chính là nắm bắt chính xác tình hình nhân sự hiện tại của tổ chức. Các thông tin cơ bản cần quản lý bao gồm:
- Số lượng nhân viên: Xác định số lượng nhân viên đang làm việc trong tổ chức, bao gồm cả nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng.
- Vai trò và chức danh: Phân tích chức danh và vai trò của từng nhân viên trong tổ chức. Từ đó đánh giá được đội ngũ nhân viên hiện tại của tổ chức có đủ kỹ năng và chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc hay không.
- Năng lực và kỹ năng: Đánh giá năng lực của từng nhân viên để tìm ra những lỗ hổng, từ đó đưa ra các kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp.
- Hiệu suất làm việc: Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên trong tổ chức là bước quan trọng để lập kế hoạch, đưa ra giải pháp nhằm khắc phục vấn đề và nâng cao hiệu quả công việc.
Dựa trên cơ sở dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch quản lý nhân sự chi tiết bao gồm: kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên, kế hoạch sắp xếp, phân bổ công việc nhằm tối ưu hóa năng suất làm việc,…
Bước 3: Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai
Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai liên quan đến việc dự đoán nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp dựa trên các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Đó có thể là những thay đổi về quy mô công ty, mở rộng thị trường mới hoặc thay đổi về công nghệ,… Ở bước này, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các phân tích như sau:
- Phân tích xu hướng môi trường kinh doanh: Theo dõi các xu hướng và thay đổi của môi trường kinh doanh, chẳng hạn như những thay đổi về thị trường lao động, ngành công nghiệp, chuyển dịch lao động, v.v.
- Dự đoán các nhu cầu thị trường: Phân tích, dự đoán các thay đổi trong tương lai về sản phẩm, dịch vụ và thị trường cũng như cách mà những thay đổi này tác động đến kế hoạch quản lý nhân sự.
- Phân tích xu hướng phát triển của tổ chức: Đánh giá xu hướng phát triển của doanh nghiệp, bao gồm: các kế hoạch mở rộng, đầu tư hay phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
Tất cả những xem xét này cho phép doanh nghiệp dự báo chính xác hơn về nhu cầu nhân sự trong tương lai. Từ đó có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo hoặc cơ cấu lại nhân sự cho phù hợp với mục tiêu giai đoạn của tổ chức.
Bước 4: Tiến hành phân tích các lỗ hổng
Sau khi đã thực hiện các phân tích, đánh giá về tình hình nhân sự hiện tại cũng như dự báo nhu cầu trong tương lai, ta có thể so sánh chúng để tìm thấy các lỗ hổng. Theo đó, doanh nghiệp có thể:
- Xác định được đội ngũ nhân sự hiện tại đang ở đâu? Những kiến thức chuyên môn và kỹ năng mà nhân sự đang thiếu hụt?
- Xác định nguyên nhân gây ra các lỗ hổng, bao gồm các vấn đề như: không có đủ nguồn lực nhân sự, chính sách lương thưởng không hấp dẫn hoặc chưa có chương trình đào tạo, phát triển phù hợp cho nhân viên,…
- Đưa ra các giải pháp thích hợp để giải quyết các lỗ hổng, bao gồm: tuyển dụng mới, đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại, tăng lương hoặc cải thiện chính sách lương thưởng, cải thiện môi trường làm việc,…
Qua phân tích, doanh nghiệp có thể xác định được có bao nhiêu nhân viên hiện tại có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc. Và liệu doanh nghiệp có nên thuê mới hoặc phát triển các chương trình đào tạo để nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
Bước 5: Lập kế hoạch quản lý nhân sự
Sau khi hoàn tất các bước phân tích, đánh giá nhu cầu nhân sự, lúc này doanh nghiệp đã có đủ cơ sở để tạo lập kế hoạch quản lý nhân sự. Một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh có thể bao gồm:
- Đề xuất tuyển dụng nhân viên mới.
- Đề xuất các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự.
- Đề xuất các chính sách lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
- Đề xuất cơ cấu lại phòng ban và cách thức quản lý.
- …
Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh
Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch quản lý nhân sự là bước cần thiết nhằm đánh giá hiệu quả của kế hoạch quản lý nhân sự đã được triển khai. Bằng cách thu thập thông tin và thống kê, phân tích, ta có thể xác định những ưu điểm và hạn chế trong kế hoạch hành động. Từ đó đưa ra các đề xuất điều chỉnh cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả của kế hoạch triển khai.
Lời kết
Kế hoạch quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo đó, nó giúp doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự đảm bảo cả về mặt chất lẫn mặt lượng, từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Do vậy mà kế hoạch nhân sự cần được thiết kế, triển khai và đánh giá một cách cẩn thận để đạt được hiệu quả tối đa. Theo dõi OSOFT để có thêm nhiều thông tin hữu ích về quản lý và vận hành doanh nghiệp!
