Phân biệt hiệu quả và hiệu suất khác nhau như thế nào?

Hiệu quả và hiệu suất là hai khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý và kinh doanh. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể phân biệt một cách rõ ràng giữa hai khái niệm này. Trong thực tế, việc hiểu biết sai lệch giữa hiệu suất và hiệu quả có thể làm ảnh hưởng đến cách chúng ta làm việc cũng như đạt được mục tiêu. Đặc biệt, người làm quản lý càng phải hiểu rõ và biết cách phân biệt 2 khái niệm này để quản lý công việc một cách tốt nhất. Cùng OSOFT tìm hiểu hiệu quả và hiệu suất khác nhau như thế nào trong bài viết dưới đây!

Định nghĩa hiệu quả và hiệu suất

Để phân biệt hiệu quả và hiệu suất khác nhau như thế nào, trước hết hãy cùng tìm hiểu định nghĩa hiệu quả và hiệu suất. 

Hiệu quả là gì?

Hiệu quả là khả năng hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu một cách tốt nhất mà không lãng phí quá nhiều tài nguyên, thời gian và nỗ lực. Cụ thể hơn, làm việc hiệu quả nghĩa là bạn đang hướng đến mục tiêu cụ thể và xác định rõ ràng những bước cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Bằng cách tập trung vào những công việc quan trọng, sắp xếp ưu tiên công việc một cách thông minh, bạn có thể tránh lãng phí thời gian và nỗ lực vào những việc không mang lại kết quả đáng kể.

Để đạt được hiệu quả trong công việc, bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Cần biết rõ công việc nào là quan trọng nhất và phải ưu tiên hoàn thành trước. Đồng thời cũng cần biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ và công nghệ hiện đại để tăng cường hiệu quả làm việc.

Hiệu suất là gì?

Hiệu suất, mặt khác, liên quan đến mức độ hoàn thành công việc hay nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Làm việc với hiệu suất cao đồng nghĩa với việc hoàn thành nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian giới hạn. Song vẫn đảm bảo chất lượng công việc phù hợp với yêu cầu đặt ra. 

Phân biệt hiệu suất và hiệu quả: Khác nhau như thế nào?

Hiệu suất và hiệu quả là hai khái niệm tưởng như tương đồng nhưng lại có sự khác biệt nhất định. Để giúp bạn dễ dàng phân biệt 2 khái niệm quan trọng này, OSOFT đã tổng hợp thành bảng so sánh chi tiết dưới đây!

So sánh	Hiệu quả	Hiệu suất
Định nghĩa	Hiệu quả là khả năng hoàn thành công việc hay mục tiêu một cách tốt nhất, mà không lãng phí quá nhiều tài nguyên, thời gian và nỗ lực.	Hiệu suất liên quan đến khả năng hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Nghĩa là cùng một khoảng thời gian nhưng có thể hoàn thành nhiều công việc hơn.
Trọng tâm	Hiệu quả tập trung vào khía cạnh chất lượng và mức độ tối ưu hóa của quá trình làm việc.	Hiệu suất chủ yếu tập trung vào khía cạnh thời gian và năng suất làm việc.
Tiêu chí đánh giá	Hiệu quả được đánh giá dựa trên mức độ đạt được mục tiêu cũng như khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc.	Hiệu suất thường được đánh giá dựa trên số liệu đo lường. VD: Số lượng công việc hoàn thành trong một khoảng thời gian, tỷ lệ sản xuất hoặc số liệu về năng suất.
Phạm vi áp dụng	Áp dụng rộng rãi trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và công việc. Bao gồm: quản lý thời gian, quản lý tài chính, quản lý công việc nhóm hay cá nhân,…	Tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể hoặc các hoạt động nhỏ hơn, như hoàn thành một công việc cụ thể trong một dự án.

Khi hiểu rõ sự khác biệt giữa hiệu quả và hiệu suất, bạn có thể áp dụng chúng vào cuộc sống và công việc một cách thông minh. 

Mối quan hệ giữa hiệu quả và hiệu suất trong doanh nghiệp

Hiệu quả và hiệu suất là hai khái niệm quan trọng, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quản trị doanh nghiệp. 

• Hiệu suất giúp ta hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian giới hạn. Tuy nhiên, chỉ tập trung vào hiệu suất mà không quan tâm đến hiệu quả và chất lượng công việc thì có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên hoặc gây ra những sai sót không đáng có.
• Trong khi đó, hiệu quả đảm bảo rằng ta đạt được kết quả mong muốn một cách tốt nhất. Tuy nhiên, chỉ tập trung vào hiệu quả mà không quan tâm đến năng suất hay hoàn thành công việc đúng thời hạn thì rất khó để đạt được mục tiêu chung. 

Do đó, để đạt được thành công bền vững, một doanh nghiệp cần kết hợp cả hiệu quả và hiệu suất trong công việc. Không chỉ sử dụng tài nguyên một cách tối ưu để đạt được hiệu quả cao trong sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp cũng đồng thời phải đảm bảo được sản phẩm/dịch vụ đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, đạt  chất lượng tốt, từ đó tạo ra hiệu suất cao.

Ví dụ về hiệu suất và hiệu quả

Cùng tìm hiểu các ví dụ cụ thể để hiểu hơn về hai khái niệm hiệu suất và hiệu quả. Các ví dụ dưới đây cũng là cơ sở để bạn có thể áp dụng tốt nhất hai khái niệm quan trọng này trong thực tế vận hành và quản lý của doanh nghiệp.

Ví dụ về hiệu suất

Xưởng sản xuất áo quần ABC có mục tiêu sản xuất 500 chiếc áo trong một ngày làm việc (8 giờ đồng hồ). Để đạt được mục tiêu này, xưởng đã áp dụng các biện pháp để nâng cao hiệu suất sản xuất.

• Đầu tiên, xưởng đã cải thiện quy trình làm việc bằng cách tối ưu hóa dây chuyền sản xuất và tăng cường tự động hóa. Nhờ đó, thời gian để hoàn thành một chiếc áo đã được rút ngắn, từ 20 phút xuống còn 15 phút.
• Thứ hai, xưởng đã đầu tư vào công nghệ tiên tiến và máy móc hiện đại. Bằng cách sử dụng máy móc mới, năng suất sản xuất đã được tăng lên, từ 50 chiếc áo/giờ lên 70 chiếc áo/giờ.
• Thứ ba, xưởng đã đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo tốt và có kiến thức chuyên môn. Nhân viên được hướng dẫn về kỹ thuật làm việc hiệu quả và cách sử dụng các thiết bị, công cụ một cách hiệu quả nhất.

Kết quả là, nhờ những cải tiến này, xưởng đã đạt được hiệu suất sản xuất 500 chiếc áo trong một ngày làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Ví dụ về hiệu quả

Công ty XYZ hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển – phân phối hàng hóa. Mục tiêu của công ty là tối ưu hóa việc vận chuyển hàng từ kho lưu trữ đến khách hàng một cách hiệu quả. Để đạt được mục tiêu này, công ty XYZ đã tiến hành như sau:

• Đầu tiên, công ty đã đầu tư vào hệ thống quản lý kho thông minh. Bằng cách sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý hàng hóa hiện đại, công ty có thể theo dõi chính xác số lượng và vị trí hàng hóa trong kho. Điều này giúp công ty tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm hàng hóa, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hàng hóa hỏng hóc.
• Thứ hai, công ty đã cải thiện quy trình vận chuyển bằng cách tối ưu hóa lịch trình và tuyến đường. Bằng cách sử dụng dữ liệu và công nghệ GPS, công ty có thể xác định tuyến đường ngắn nhất và phù hợp nhất để vận chuyển hàng hóa. Điều này giúp giảm thời gian vận chuyển, tiết kiệm nhiên liệu và giảm khả năng gặp tình trạng tắc đường.
• Thứ ba, công ty đã đào tạo nhân viên vận chuyển về kỹ năng lái xe an toàn và hiệu quả. Nhân viên được hướng dẫn cách lái xe một cách tiết kiệm nhiên liệu, giữ an toàn trong quá trình vận chuyển và đối phó với các tình huống khẩn cấp. Điều này không chỉ giảm rủi ro tai nạn mà còn giúp tiết kiệm chi phí nhiên liệu và bảo vệ môi trường.

Kết quả là, công ty XYZ đã đạt được hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa, nâng cao hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Cách cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp

Để một doanh nghiệp phát triển lớn mạnh và bền vững trong dài hạn thì không thể bỏ qua yếu tố hiệu quả hay hiệu suất. Có thể nói, cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả là những mục tiêu quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay. Sau đây là những cách hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng vào thực tế:

Xác định mục tiêu công việc

Để nâng cao hiệu quả công việc, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xác định mục tiêu cần đạt được. Các mục tiêu và chiến lược cần được xác định một cách cụ thể, có thể đo lường được, mang tính khả thi, có liên quan và có thời hạn xác định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào những những mục tiêu quan trọng và có phương hướng để đạt được mục tiêu đó. 

Đào tạo và phát triển nhân viên

Doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và thái độ làm việc. Nhân viên có kỹ năng và kiến thức tốt sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong công việc. 

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Quy trình làm việc là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc để loại bỏ những công việc không cần thiết, giảm thiểu thời gian và chi phí thực hiện công việc. Các biện pháp tối ưu hóa quy trình làm việc có thể bao gồm:

• Thống nhất các quy trình làm việc;
• Sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc thủ công;
• Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các công việc nhỏ để dễ dàng quản lý hơn.

Đánh giá hiệu suất thường xuyên

Để cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả công việc, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên một cách thường xuyên. Điều này giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh và điểm yếu trong nội bộ tổ chức, từ đó có kế hoạch cải thiện hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như:

• Đánh giá định kỳ: Đây là phương pháp đánh giá hiệu suất dựa trên các tiêu chí đã được xác định trước.
• Theo dõi chỉ số hiệu suất: Đây là phương pháp đánh giá hiệu suất dựa trên các chỉ số cụ thể, chẳng hạn như doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ hoàn thành công việc, v.v.
• Đánh giá kết quả đạt được: Đây là phương pháp đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả thực tế đạt được.

Tự động hóa vận hành doanh nghiệp

Áp dụng giải pháp tự động hóa vận hành là một cách hiệu quả để tối ưu hóa quá trình làm việc và giảm thiểu sai sót. Sử dụng hệ thống tự động hoá trong sản xuất có thể giảm chi phí lao động, tăng tốc độ sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Trong quản lý công việc, việc sử dụng các giải pháp phần mềm thông minh, chuyên nghiệp có thể giúp tăng cường hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả. Một vài giải pháp mà doanh nghiệp có thể ứng dụng trong thực tế vận hành như: 

• Phần mềm quản lý nhân sự: Giải pháp phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể thông tin nhân viên, bao gồm: hồ sơ cá nhân, thông tin lương thưởng, phúc lợi, đánh giá hiệu suất, v.v. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý nhân sự, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
• Phần mềm quản lý công việc: Giải pháp quản lý công việc giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các công việc, dự án, bao gồm: lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ, báo cáo, v.v. Các ứng dụng này giúp doanh nghiệp đảm bảo các công việc được thực hiện đúng thời hạn, chất lượng và hiệu quả.
• Phần mềm quản lý kho: Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hàng hóa, kho bãi, bao gồm: nhập kho, xuất kho, tồn kho, v.v. Giải pháp này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, tránh thất thoát đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc quản lý kho bãi.

Lời kết

Hiệu quả và hiệu suất là hai yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. Cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả là một quá trình lâu dài, cần sự nỗ lực của toàn bộ doanh nghiệp. Quan trọng là doanh nghiệp cần lựa chọn được phương pháp phù hợp với tình hình thực tế đồng thời triển khai một cách hiệu quả để đạt được những mục tiêu đề ra. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của OSOFT để có thêm nhiều kiến thức hữu ích!