Chấm công là một hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn. Việc áp dụng một hệ thống chấm công hiệu quả đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc tính lương, thưởng đồng thời giúp tối ưu hóa quy trình quản lý. Trong bài viết này, OSOFT sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc chấm công là gì cũng như các hình thức chấm công phổ biến hiện nay!

MỤC LỤC hiện

Chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức theo dõi, ghi nhận thông tin liên quan về thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự trong một doanh nghiệp, tổ chức. Cụ thể, đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, hoạt động chấm công thường ghi nhận 2 mốc thời gian quan trọng là giờ vào ca và giờ tan ca.

Chấm công là hình thức ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên

Thông qua kết quả chấm công hàng tháng, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác số ngày công thực tế của mỗi nhân viên. Dựa vào đó làm cơ sở để thực hiện tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác. Ngoài ra, việc chấm công cũng giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong quy trình quản lý nhân sự, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của tập thể nhân viên trong việc chấp hành các quy định của công ty.

Tại sao doanh nghiệp cần triển khai chấm công?

Chấm công là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp. Việc áp dụng một hệ thống chấm công hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Đối với doanh nghiệp

Cơ sở đánh giá hiệu quả công việc: Chấm công giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác. Từ đó có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Đảm bảo tính công bằng: Hệ thống chấm công giúp đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, dựa trên thời gian làm việc thực tế của mỗi người.
Tuân thủ pháp luật lao động: Thông qua hoạt động chấm công, doanh nghiệp đang tuân thủ các quy định về luật lao động, bao gồm: quy định về giờ làm việc, quy định về ngày nghỉ, tính lương, thưởng, phụ cấp,…

Chấm công là cơ sở để tính lương, thưởng cho nhân viên

Đối với nhân viên

Tăng cường tính kỷ luật: Việc chấm công giúp nâng cao ý thức của nhân viên về thời gian làm việc, thúc đẩy họ tuân thủ nội quy lao động và hạn chế tình trạng đi muộn, về sớm hay nghỉ làm không phép.
Bảo vệ quyền lợi: Chấm công giúp nhân viên theo dõi chính xác thời gian làm việc của mình, đảm bảo nhân viên được hưởng đầy đủ quyền lợi theo quy định của công ty.
Tạo sự công bằng: Chấm công giúp đảm bảo mọi nhân viên đều được đối xử công bằng dựa trên thời gian làm việc thực tế.

Các cách chấm công nhân viên phổ biến hiện nay

Trong môi trường làm việc hiện đại như hiện nay, có rất nhiều cách chấm công nhân viên mà doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng. Từ các hình thức chấm công truyền thống đến các hình thức chấm công tự động, thông minh, mỗi cách đều có những ưu và nhược điểm riêng. Do vậy, hãy cùng đi sâu vào chi tiết để có góc nhìn cụ thể hơn về mỗi cách thực hiện:

Chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công bằng thẻ giấy là hình thức chấm công mà nhân viên sử dụng các thẻ giấy kết hợp cùng máy chấm công chuyên dụng để ghi nhận dữ liệu. Theo đó, vào các khung giờ làm việc quy định, nhân viên cần đưa thẻ giấy vào thiết bị để được in thông tin ngày, giờ vào ca/tan ca lên thẻ. Mỗi thẻ giấy được thiết kế sẵn các ô tương ứng với số lượng ngày trong tháng.

Ưu điểm:

Yêu cầu lắp đặt đơn giản, không quá phức tạp.
Chấm công nhanh (chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lần in thông tin lên thẻ).
Máy chấm công có giá thành rẻ so với các máy chấm công ở hình thức khác.

Nhược điểm:

Dữ liệu chấm công thiếu minh bạch bởi có thể xảy ra gian lận, nhờ người chấm hộ.
Thẻ giấy có độ bền thấp, cần được bảo quản cẩn thận. Nếu thẻ giấy bị ướt hoặc rách thì sẽ không chấm công được.
Dữ liệu chấm công cuối tháng không bao gồm các thông tin: nghỉ phép, nghỉ ốm, đi công tác,… Bắt buộc phòng nhân sự phải tự tổng hợp thủ công trước khi tính lương.
Doanh nghiệp mất nhiều chi phí để làm thẻ giấy mỗi tháng cũng như thay mực in cho thiết bị.

Chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ là một phương thức chấm công phổ biến, được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp hiện nay. Phương thức này sử dụng thẻ từ và một máy quét chuyên dụng để ghi nhận thời gian ra vào của nhân viên. Mọi dữ liệu liên quan đến ca làm việc của nhân viên sẽ tự động được sao lưu vào máy.

Ưu điểm:

Chấm công nhanh chóng, chỉ mất từ 1 đến 2 giây cho một lần chấm.
Chất liệu thẻ từ bền hơn so với thẻ giấy, dễ dàng bảo quản và mang theo.
Máy chấm công bằng thẻ từ có thể kết nối với máy tính, giúp sao lưu dữ liệu nhanh chóng, phục vụ công tác tính lương hiệu quả.
Lưu trữ dữ liệu ngay cả khi mất điện.

Nhược điểm:

Doanh nghiệp cần mất nhiều chi phí để làm thẻ cho nhân viên khi có biến động nhân sự.
Dữ liệu chấm công thiếu chính xác do có thể xảy ra gian lận, nhờ người khác chấm công hộ.
Với doanh nghiệp có quy mô lớn thì thời gian xếp hàng chấm công sẽ khá lâu.
Nhân viên phải luôn nhớ mang theo thẻ chấm công.

Chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là hình thức chấm công sử dụng công nghệ sinh trắc học để xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay. Theo đó, nhân viên sẽ được cài đặt dữ liệu về vân tay trên thiết bị và chấm công bằng cách đặt ngón tay vào vị trí quét. Sau khi xác nhận, thiết bị sẽ ghi nhận thời gian vào ca/tan ca của nhân viên và tự động sao lưu vào bộ nhớ.

Phương thức này ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp với nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp chấm công truyền thống.

Ưu điểm:

Tránh được tình trạng gian lận, nhờ chấm công hộ bởi vân tay mỗi người là khác nhau.
Tốc độ chấm công nhanh chóng, chính xác.
Không phát sinh các chi phí phụ như in thẻ giấy, thẻ từ.
Dữ liệu vân tay dễ dàng cập nhật khi có biến động nhân sự.
Thiết bị có thể đồng bộ dữ liệu với các phần mềm tính lương, quản lý nhân sự.

Nhược điểm:

Không chấm được trong trường hợp vân tay bị mờ, tay nhiều mồ hôi, dính bụi bẩn, nước mưa, hóa chất,…
Không phù hợp với những trường hợp đi công tác ngoài, đi gặp khách hàng,…
Chi phí bảo trì khá tốn kém.

Chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt là một hình thức chấm công hiện đại sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để xác định danh tính của nhân viên thông qua hình ảnh khuôn mặt. Hình thức này được thực hiện trên một máy chấm công chuyên biệt hoặc được tích hợp trong các app chấm công trên điện thoại di động.

Ưu điểm:

Chấm công nhanh, độ chính xác cao.
Tránh được tình trạng gian lận, nhờ người chấm công hộ do dữ liệu khuôn mặt mỗi người là khác nhau.
Khắc phục được những hạn chế của các hình thức chấm công khác như: quên mang thẻ, vân tay mờ, dính mồ hôi, thẻ bị lỗi,…
Không mất thêm các khoản chi phí phụ để làm thẻ từ, thẻ giấy,…

Nhược điểm:

Chi phí đầu tư ban đầu sẽ khá cao.
Yêu cầu nhân viên phải có smartphone (trong trường hợp chấm công bằng app).

Chấm công bằng nhận diện mống mắt

Chấm công bằng mống mắt là cách chấm công được thực hiện thông qua việc phân tích hình ảnh võng mạc của nhân viên, sau đó đối chiếu, so sánh với dữ liệu đã được thiết lập để chấm công. Hình thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư và trang bị máy móc công nghệ tương đối tiên tiến.

Ưu điểm:

Công nghệ chấm công tiên tiến, nhanh chóng, mống mắt ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như chấm công bằng vân tay.
Giúp hạn chế tối đa các tình trạng gian lận, nhờ chấm công hộ.
Độ bảo mật thông tin cao, đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu chấm công.

Nhược điểm:

Giá thành máy chấm công bằng mống mắt thường cao hơn hẳn so với các loại máy còn lại, do vậy doanh nghiệp sẽ tốn nhiều chi phí để đầu tư và bảo trì.
Không tự tổng hợp được ngày công của nhân viên mỗi tháng.

OS HRM – Giải pháp chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc quản lý nhân sự ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao. Để giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự và tối ưu hóa hiệu quả công việc, OSOFT đã phát triển nên giải pháp OS HRM – một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện dành cho doanh nghiệp.

Giải pháp này cung cấp hơn 30+ tính năng hữu ích nhằm phục vụ công tác quản lý nhân sự. Bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý HĐLĐ, Chấm công, Tổng hợp công, Quản lý đơn từ,… Trong đó, chấm công bằng khuôn mặt là tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự OS HRM, mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

Chấm công nhanh chóng, chính xác chỉ trong vài giây, loại bỏ hoàn toàn việc chấm công hộ, gian lận.
Công nghệ nhận diện khuôn mặt tiên tiến đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu chấm công.
Hệ thống tự động ghi nhận thời gian vào ca/tan ca của nhân viên theo thời gian thực (real-time).
Báo cáo chấm công chi tiết, trực quan, phục vụ công tác tính lương, thưởng hiệu quả.
Chấm công mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị di động thông minh.
Giao diện ứng dụng đơn giản, thao tác dễ dàng, phù hợp với mọi đối tượng.

Trong bối cảnh công nghệ phát triển, các hình thức chấm công cũng ngày càng đa dạng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố như quy mô hoạt động, quy trình quản lý hoặc các yêu cầu cụ thể khác.

Liên hệ ngay với OSOFT qua Hotline/Zalo: 0347900038 để được hỗ trợ tư vấn, dùng thử phần mềm hoàn toàn MIỄN PHÍ ngay hôm nay!