Giải thích ý nghĩa các ký hiệu trong bảng chấm công

Bảng chấm công là công cụ quan trọng giúp theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác đồng thời phục vụ công tác tính lương hiệu quả. Để có thể sử dụng bảng chấm công một cách hiệu quả, người đọc cần nắm rõ ý nghĩa của các ký hiệu trong bảng chấm công. Trong bài viết này, hãy cùng OSOFT tìm hiểu chi tiết về các ký hiệu trên bảng chấm công hiện nay!

Tại sao cần nắm rõ ý nghĩa các ký hiệu trên bảng chấm công?

Việc nắm rõ ý nghĩa của các ký hiệu trên bảng chấm công là rất quan trọng nhằm giúp tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người lao động cũng cần nắm rõ những ký hiệu này để hiểu đúng về quyền lợi của mình nếu có sai sót xảy ra. Cụ thể, những lợi ích có được có thể là:

• Thống kê thời gian làm việc thực tế của nhân viên: Các ký hiệu chấm công giúp nhà quản lý xác định được thời gian vào ca, ra ca, tăng ca hoặc vắng mặt của nhân viên. Từ đó có thể tổng hợp được thời gian làm việc thực tế của nhân viên theo từng tháng một cách chính xác. 
• Cơ sở tính toán lương, thưởng: Các ký hiệu chấm công giúp người quản lý xác định được thời gian làm việc thực tế của nhân viên. Từ đó tính toán lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ một cách chính xác.
• Đề xuất điều chỉnh khi có sai sót: Khi phát hiện sai sót trên bảng chấm công dựa vào những ký hiệu này, nhân viên có thể phản hồi lại cho bộ phận quản lý nhân sự để tiến hành điều chỉnh chính xác. Điều này giúp nhân viên tự đảm bảo quyền lợi của mình một cách tốt nhất. 

Các cột cơ bản trong bảng chấm công

Bảng chấm công là một biểu mẫu được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Đây được xem căn cứ để tính lương, đánh giá hiệu suất cũng như quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Bảng chấm công thường được phân chia thành nhiều cột, mỗi cột thực hiện một chức năng cụ thể. Dưới đây là cột thường có trong một bảng chấm công cơ bản: 

Cột thông tin nhân viên

Cột thông tin nhân viên thường bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Số thứ tự
• Mã nhân viên
• Họ và tên
• Ngày sinh
• Chức vụ
• Bộ phận

Cột ngày trong tháng

Các cột này bao gồm các ngày trong tháng cần được chấm công. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng 30 hoặc 31 cột tương ứng với số ngày trong từng tháng. 

Các cột tính công làm việc

• Tổng số công: Số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong một tháng, bao gồm cả ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ ốm,…
• Tổng số giờ: Tổng số giờ làm việc được phân công cho nhân viên trong một tháng, bao gồm cả giờ làm thêm, giờ tăng ca,…
• Số phút đi muộn/về sớm: Tổng số phút đi muộn và về sớm của nhân viên so với giờ làm việc quy định. Dựa vào đây để tính lương thưởng cho nhân viên trong tháng.
• Số phút vắng mặt: Tổng số phút không làm việc của nhân viên trong một tháng, bao gồm cả nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không phép,…
• Số lần vắng mặt: Cột này ghi lại tổng số lần không đi làm của nhân viên trong một tháng.
• Số công vắng mặt: Tổng số ngày công mà nhân viên vắng mặt, không đi làm theo như phân công trong bảng phân công công việc. 
• Quên chấm công: Đây là cột tổng hợp số lần nhân viên có đi làm nhưng quên chấm công vào hoặc ra. 
• Nghỉ không lý do: Cột này tổng hợp những ngày công nhân viên nghỉ làm không có lý do và không xin phép. 
• Công ca: Đây là cột tính công thực tế làm việc (có chấm công vào/ra), không tính đơn từ hay ngày phép.
• Công lễ: Số công được tính khi nhân viên làm việc vào ngày lễ theo quy định của nhà nước.
• Công tác: Số công được tính theo đơn vị công tác.
• Ngày nghỉ: Bao gồm các ngày nghỉ với nhiều lý do: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn, nghỉ tang lễ,…
• Tăng ca: Đây là số giờ làm thêm mà người lao động phải thực hiện nhiều hơn số giờ quy định trong ngày (thường là 8 tiếng). Được tính theo số giờ/số công tăng ca mà nhân viên làm được trong tháng.

Giải thích các ký hiệu trong bảng chấm công

Bảng chấm công thường sử dụng các kí tự đơn giản, dễ hiểu như chữ cái, dấu cộng, trừ,… Điều này giúp người dùng dễ dàng hiểu và ghi nhớ các thông tin trên bảng, từ đó giúp cho việc tính toán trở nên thuận tiện và hạn chế sai sót. Dưới đây là các ký hiệu thường thấy trên bảng chấm công:

Đơn giản hóa bảng chấm công với phần mềm quản lý nhân sự

Bảng chấm công là một trong những công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm, vắng mặt,… của nhân viên. Tuy nhiên, việc sử dụng bảng chấm công truyền thống có thể gặp phải một số hạn chế như:

• Khó khăn trong việc nhập liệu, tính toán, thống kê;
• Dễ xảy ra sai sót;
• Tốn nhiều thời gian và công sức.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp đơn giản hóa bảng chấm công một cách hiệu quả thay vì sử dụng bảng chấm công truyền thống trên giấy. Theo đó, phần mềm này mang đến nhiều lợi ích như: 

• Kết nối với các thiết bị chấm công: Phần mềm quản lý nhân sự có thể kết nối với các thiết bị chấm công hiện đại như máy chấm công thẻ từ, máy chấm công vân tay hoặc hiện đại hơn là chấm công bằng app điện thoại. Điều này giúp cho việc chấm công của nhân viên trở nên thuận tiện và chính xác hơn.
• Tự động hóa việc nhập liệu, tính toán, thống kê: Phần mềm quản lý nhân sự có thể tự động hóa việc nhập liệu, tính toán, thống kê dữ liệu chấm công của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời hạn chế sai sót.
• Cung cấp các báo cáo tổng hợp chi tiết: Phần mềm quản lý nhân sự có thể cung cấp các báo cáo tổng hợp chi tiết về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm, vắng mặt,… của nhân viên. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả.

Với những lợi ích quan trọng kể trên, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để đơn giản hóa bảng chấm công và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.

Lời kết

Trên đây, OSOFT đã vừa giúp bạn tìm hiểu ý nghĩa của các ký hiệu trong bảng chấm công. Việc nắm rõ các ý nghĩa này sẽ là cần thiết nhằm hỗ trợ công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Bên cạnh các ký hiệu sẵn có, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các ký hiệu khác vào bảng chấm công sao cho phù hợp đặc thù hoạt động của mình.