Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính định biên

Định biên nhân sự là một khái niệm quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực. Không chỉ giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân mà tăng cường hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên. Trong bối cảnh thị trường kinh doanh ngày càng biến động, việc thực hiện định biên nhân sự đã trở thành yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức. Vậy định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính định biên nhân sự như thế nào? 

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định và phân bổ vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho từng thành viên hoặc nhóm làm việc trong tổ chức. 

Nói một cách cụ thể, định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí công việc trong tổ chức. Đồng thời phải đảm bảo đủ các điều kiện về năng lực, kiến thức, kỹ năng để đáp ứng khối lượng công việc và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có thể cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết để tập trung cho các mục tiêu quan trọng khác. 

Tầm quan trọng của việc định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Việc xây dựng và quản lý định biên nhân sự hợp lý mang lại nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như sau:

Đảm bảo nguồn nhân lực

Định biên nhân sự giúp đảm bảo doanh nghiệp có đủ nhân lực để hoàn thành công việc, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân viên, dẫn đến lãng phí nguồn lực tài chính. Ngược lại, nếu định biên không hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn trong việc hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Phân công đúng người đúng việc

Thông qua việc phân công “đúng người đúng việc”, xác định đúng vai trò cho từng cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng nhân viên thực hiện đúng công việc theo năng lực, kỹ năng của mình. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng tốt nguồn lực nhân sự mà còn tạo động lực cho nhân viên nỗ lực phát triển theo hướng chuyên môn của mình.

Đảm bảo hiệu suất công việc

Công tác định biên nhân sự không chỉ thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên khi được giao vai trò, nhiệm vụ phù hợp trong tổ chức mà hơn thế còn giảm thiểu được sự chồng chéo về công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có đủ nhân lực để đáp ứng khối lượng công việc một cách hiệu quả, giúp đảm bảo hiệu suất công việc trong toàn bộ doanh nghiệp.

Kiểm soát chi phí nhân sự

Hoạt động định biên nhân sự cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc kiểm soát chi phí nhân sự của tổ chức. Nếu doanh nghiệp có quá ít nhân sự, điều này có thể dẫn đến tình trạng quá tải công việc và làm giảm hiệu suất tổng thể. Mặt khác, có quá nhiều nhân sự lại dẫn đến lãng phí nguồn lực đồng thời tiêu tốn nhiều chi phí để duy trì các hoạt động không cần thiết. 

Như vậy, định biên nhân sự giúp doanh nghiệp dự toán được chi phí nhân sự một cách chính xác, tạo nền tảng cho việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả.

Điều kiện để định biên nhân sự là gì?

Để xây dựng và quản lý định biên nhân sự hiệu quả, cần đảm bảo các điều kiện sau:

Đối với công ty:

• Xây dựng mục tiêu, định hướng chiến lược nhân sự rõ ràng, cụ thể.
• Lập kế hoạch kinh doanh bài bản với ngân sách cụ thể, đồng thời có kế hoạch ứng phó trước những thách thức bất ngờ. 

Đối với nhân viên:

• Xác định vị trí, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn một cách cụ thể.
• Xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ, quy trình một cách hiệu quả.
• Xác định yêu cầu, kỳ vọng về năng lực của từng vị trí công việc.
• Xác định mức độ ứng dụng tự động hóa trong triển khai công việc và hệ thống quản lý dữ liệu.

Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Như vậy ta đã cùng tìm hiểu định biên nhân sự là gì cũng như các điều kiện để thực hiện hoạt động định biên trong doanh nghiệp. Tiếp theo trong phần này, hãy cùng tìm hiểu một số nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ trong quá trình định biên nhân sự, cụ thể như sau:

Tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc này đề cập đến việc tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến số lượng nhân sự cho từng bộ phận, phòng ban đó. Cụ thể:

• Tỷ lệ tăng/giảm định biên nhân sự cần tương ứng với tỷ lệ tăng/giảm doanh thu hoặc lợi nhuận (VD: Nếu doanh thu tăng 20% thì định biên nhân sự có thể tăng 10%).
• Tương quan giữa các nhóm vị trí trực tiếp (như sản xuất, kinh doanh) và vị trí gián tiếp (như quản lý, hỗ trợ). Tỷ lệ này thường dao động từ 60 – 70% cho nhóm vị trí trực tiếp và 30 – 40% cho nhóm vị trí gián tiếp.
• Tương quan giữa nguồn ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, giữa trực tiếp và gián tiếp.

Định mức lao động

• Dựa trên hệ chỉ tiêu về hiệu suất: Xác định định mức lao động dựa trên các hệ chỉ tiêu về hiệu suất. Ví dụ như doanh thu/nhân viên, lợi nhuận/nhân viên, sản phẩm/nhân viên,… (thường áp dụng đối với khối kinh doanh).
• Định mức theo khối lượng: Áp dụng đối với khối sản xuất và kinh doanh.
• Đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối gián tiếp
• Tần suất và khối lượng công việc: Xác định định mức lao động dựa trên tần suất và khối lượng công việc của từng vị trí.

Tần suất và thời lượng

Nguyên tắc này được áp dụng cho khối gián tiếp, dựa trên các tiêu chí về số lượng, chức vụ và thời gian thực hiện công việc. 

Công thức và cách tính định biên nhân sự

Hiện nay không có một quy chuẩn chung về công thức tính định biên nhân sự mà còn tùy từng trường hợp cụ thể. Nhưng nhìn chung, có thể dựa vào 3 nguyên tắc chính kể trên để tính định biên nhân sự. 

Ví dụ: Công ty C muốn tính toán định biên nhân sự cho bộ phận kinh doanh. Thời gian làm việc quy định là 8 tiếng mỗi ngày (chỉ trừ Chủ nhật). 

Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được nghỉ tổng là 88 ngày (bao gồm 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép năm, 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ tết mỗi năm). Theo đó, mỗi nhân viên sẽ có tổng số ngày công 1 năm là: 365 – 88 = 277 ngày công.

Để đảm bảo mỗi ca làm việc có ít nhất 1 nhân sự làm việc, công ty sẽ cần tuyển: 365/277 = 1.32 người (Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn).

Như vậy, ta có công thức tính định biên nhân sự như sau: 

Số nhân sự cần tuyển = N * C * 1.32

Trong đó: 

• N là số nhân viên cần có cho một ca làm việc
• C là số ca làm việc/ngày
• 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn

Quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Dưới đây là quy trình 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp nên áp dụng:

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

Để tính định biên nhân sự, trước hết doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu về nhân lực của tổ chức trong tương lai. Theo đó, các yếu tố cần xác định bao gồm: 

• Mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Mục tiêu cụ thể của từng bộ phận, phòng ban.
• Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp.

Dựa trên mục tiêu này, doanh nghiệp có thể xác định cơ cấu phòng ban, số lượng nhân viên cần thiết cũng như yêu cầu về năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm… cho từng vị trí công việc.

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần đi vào phân tích thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức. Mục đích của hoạt động này là nhằm đánh giá ưu điểm, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại bằng cách xem xét các yếu tố như sau:

Đối với cơ cấu tổ chức

• Số lượng nhân viên hiện có của tổ chức, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc của nhân viên.
• Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong tổ chức.
• Các quy định, chính sách quản lý nhân sự: tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật.

Đối với quy trình làm việc

• Văn hóa doanh nghiệp
• Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra
• Mức độ hài lòng của nhân viên 
• Tính hấp dẫn, thu hút và tạo động lực cho nhân viên làm việc
• Những khó khăn, thách thức mà doanh nghiệp gặp phải

Bước 3. Ra quyết định tăng/giảm nhân sự

Dựa trên việc phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban. Tùy từng giai đoạn hoạt động mà doanh nghiệp sẽ có quyết định cho phù hợp.

Quyết định tăng nguồn nhân lực khi:

• Nhu cầu về nguồn lực nhân sự tăng cao trong doanh nghiệp.
• Nguồn nhân lực hiện tại không đủ đáp ứng mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động.

Quyết định giảm nguồn nhân lực khi:

• Nhu cầu về nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp có chiều hướng giảm.
• Nguồn nhân lực hiện tại đang dư thừa.
• Doanh nghiệp cần thu hẹp quy mô hoạt động và cắt giảm chi phí.
• Doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính hoặc thị trường kinh tế suy thoái.

Bước 4. Lên kế hoạch định biên nhân sự

Đến bước này, doanh nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc định biên nhân sự một cách rõ ràng, cụ thể. Những thông tin cơ bản cần có trong kế hoạch này bao gồm: 

• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp.
• Kế hoạch đề bạt thăng chức, thuyên chuyển nhân sự nội bộ.
• Kế hoạch cắt giảm nhân sự không hiệu quả, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
• Sơ đồ tổ chức cơ cấu nhân sự các phòng ban, bộ phận. 

Bước 5. Đánh giá kế hoạch

Quy trình xây dựng định biên nhân sự chưa dừng lại ở việc lên kế hoạch và thực hiện mà còn bao gồm cả bước đánh giá hiệu quả. Thông qua bước này, doanh nghiệp có thể rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các kế hoạch định biên trong tương lai. 

Các hoạt động cần thực hiện ở bước đánh giá kế hoạch bao gồm: 

• Khảo sát, thu thập thông tin về kết quả thực hiện kế hoạch.
• So sánh kết quả với mục tiêu kế hoạch đề ra.
• Đưa ra các điều chỉnh hoặc giải pháp để cải thiện kế hoạch. 

Phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự hiệu quả OS HRM

Định biên nhân sự là một trong những hoạt động đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực. Bằng cách tạo lập bảng định biên nhân sự rõ ràng, phù hợp với thực tế hoạt động, doanh nghiệp có thể tăng cường tính minh bạch và nâng cao năng suất làm việc của tổ chức. 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các tính năng hữu ích để phục vụ quá trình định biên trong tổ chức. Trong đó nổi bật là phần mềm quản lý nhân sự OS HRM, mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể: 

• Theo dõi biến động nhân sự trong tổ chức.
• Quản lý hồ sơ nhân viên (chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm làm việc,…).
• Quản lý nhân sự theo phòng ban, bộ phận.
• Theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân viên.
• Báo cáo trực quan về thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức.

Bằng cách ứng dụng phần mềm vào quản trị nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể tự động hóa mọi quy trình một cách hiệu quả. Từ đó nâng cao năng suất làm việc và cắt giảm đáng kể chi phí vận hành. 

Định biên nhân sự không chỉ đơn thuần là quá trình tuyển dụng và chọn lựa nhân sự mà hơn thế là cả một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phân tích và lập kế hoạch rõ ràng. Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần có kế hoạch định biên nhân sự chi tiết, đồng thời áp dụng phần mềm hỗ trợ phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của OSOFT, bạn đã nắm rõ định biên nhân sự là gì cũng như áp dụng quy trình xây dựng định biên tối ưu cho doanh nghiệp mình!