Danh mục “Bảo hành” được phát triển nhằm hỗ trợ quá trình quản lý bảo hành sản phẩm của doanh nghiệp một cách hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Nhờ có tính năng này, người quản lý không chỉ nắm được tình trạng bảo hành của từng thiết bị mà hơn thế còn giám sát hiệu quả kết quả thực hiện công việc của từng nhân viên. Cùng xem qua hướng dẫn chi tiết dưới đây!
Hướng dẫn tạo mới yêu cầu bảo hành từ khách hàng
Bước 1: Truy cập vào phần mềm HRMS, tại phần Danh Mục ở menu bên trái màn hình → Click chọn “Bảo hành”.
Bước 2: Tại màn hình này hiển thị các cột tương ứng với công việc của từng bộ phận.
Khi tiếp nhận yêu cầu bảo hành của khách hàng, nhân sự tiến hành tạo mới bằng cách nhấp chọn nút “Thêm mới”.
Bước 3: Nhập đầy đủ các trường thông tin, đặc biệt là các trường bắt buộc như: số hiệu, ngày lập, tên khách hàng, địa chỉ, model máy, các thông số thiết bị,…
→ Bấm nút “Lưu” để hoàn tất tạo yêu cầu.
Sau khi tạo, yêu cầu của khách hàng sẽ được hiển thị thành một khối như hình bên dưới.
Hướng dẫn chuyển yêu cầu công việc giữa các bộ phận
Quy trình này hướng dẫn cách thức điều chuyển yêu cầu công việc giữa các bộ phận.
Bước 1: Yêu cầu bảo hành khi mới được khởi tạo sẽ nằm ở cột “KHÁCH HÀNG”. Để chuyển yêu cầu công việc cho bộ phận nhất định, ta sử dụng chuột di chuyển ô công việc từ cột này sang cột khác tương ứng.
Bước 2: Khi thao tác kéo thả ô công việc vào cột tương ứng với bộ phận, màn hình sẽ hiển thị khung báo cáo và điều chuyển công việc.
Tại đây, người dùng nhập đầy đủ các thông tin:
- Thời gian hoàn thành công việc (h)
- Diễn giải công việc đã làm (vd: Kiểm tra lỗi phần cứng, phát hiện lỗi abc, xyz,…)
- Chọn người phụ trách tiếp theo trong quy trình bảo hành sản phẩm.
→ Sau khi hoàn tất, bấm chọn “OK” để chuyển công việc sang người phụ trách mới.
Xem lại quá trình bảo hành cho từng thiết bị
Bước 1: Click vào phần “Serial” của mỗi thiết bị.
Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết liên quan đến thiết bị cũng như quá trình bảo hành và kết quả thực hiện công việc của từng nhân sự.
Một vài lưu ý trong quá trình sử dụng danh mục “Bảo hành”
Lưu ý 1: Người dùng có thể tạo yêu cầu công việc mới ở bất kỳ cột nào khi có công việc phát sinh. Không nhất thiết phải tạo mới từ cột “Khách hàng”.
Lưu ý 2: Các ô công việc sau khi đã hoàn tất được chuyển lại cho bộ phận “Kế toán” để bộ phận này thông tin lại cho khách hàng.
