Tăng ca (hay OT) là việc mà người lao động làm thêm giờ ngoài thời gian đã được quy định trong hợp đồng lao động. Việc tính lương làm thêm giờ sẽ được áp dụng cho tất cả đối tượng người lao động trong bất kể ngành nghề nào. Cách thức tạo lập đơn đăng ký tăng ca bằng giấy tờ không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian của người lao động mà còn làm kéo dài và rườm rà quy trình duyệt, quản lý. Tính năng đăng ký tăng ca của phần mềm quản trị nhân sự O-HRM sẽ là giải pháp tối ưu giúp giải quyết những khó khăn kể trên.
Hướng dẫn thiết lập người duyệt đơn tăng ca
Trước khi để nhân viên có thể đăng ký làm thêm giờ, đầu tiên người quản lý cần thiết lập người duyệt đơn cho từng phòng ban/bộ phận của doanh nghiệp. Thao tác thiết lập người duyệt đơn từ được hướng dẫn chi tiết tại đây.
Hướng dẫn cách làm đơn đăng ký tăng ca
Người lao động khi có nhu cầu đăng ký làm ngoài giờ chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản trên phần mềm. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước làm đơn đề nghị tăng ca đối với người lao động:
Bước 1: Ở thanh menu bên trái màn hình, chọn mục “Chấm công”. Sau đó click chọn “Đăng ký tăng ca”.
Bước 2: Chọn nút “+Thêm” để tạo đơn đăng ký tăng ca.
Bước 3: Nhập thông tin vào đơn đề nghị tăng ca, bao gồm:
| Tên trường | Mô tả | Dữ liệu |
| Làm thêm từ | Thời gian bắt đầu ca làm việc ngoài giờ | 17/10/2022 17:30 |
| Làm thêm đến | Thời gian kết thúc ca làm việc ngoài giờ | 17/10/2022 20:30 |
| Người duyệt | Quản lý cấp trên được thiết lập là người duyệt đơn cho phòng ban/bộ phận. | Nguyễn Văn A |
| Người liên quan | Người nắm thông tin về đơn đăng ký tăng ca của nhân viên. | Trần Thị B |
| Thời điểm làm thêm | Là thời điểm ngoài giờ hành chính | Trước ca/Sau ca/Nghỉ giữa ca/Ngày nghỉ |
| Lý do tăng ca | Lý do để được phê duyệt đơn đề nghị tăng ca. | VD: Hoàn thành báo cáo tiến độ để gửi khách hàng. |
Bước 4: Sau khi hoàn tất thì bấm “Lưu” để gửi đơn đến người quản lý.
Hướng dẫn quy trình duyệt đơn đề nghị tăng ca
Sau khi nhân sự gửi đơn đề nghị tăng ca, đơn đăng ký sẽ được gửi đến cấp quản lý đã được thiết lập cho phòng ban trước đó để xét duyệt. Các bước duyệt đơn đăng ký OT như sau:
Bước 1: Truy cập vào tài khoản → Chọn mục “Chấm công” → Click chọn “Đăng ký tăng ca”.
Bước 2: Bấm chọn “Click để lọc dữ liệu”. Ở mục Lọc đơn, click chọn “Tôi duyệt” để hiển thị danh sách đơn đăng ký tăng ca cần duyệt.
Bước 3: Chọn đơn ở trạng thái “CHỜ DUYỆT”, click chọn nút “Sửa” để tiến hành duyệt đơn.
Bước 4: Người quản lý xem xét thông tin đăng ký tăng ca của nhân sự. Bấm chọn “DUYỆT” để duyệt đơn hoặc “TỪ CHỐI” nếu có sai sót.
Bước 5: Chọn nút “Lưu” để hoàn tất duyệt đơn.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký, xét duyệt đơn tăng ca trên phần mềm quản lý O-HRM. Giải pháp này được hình thành dựa trên nhu cầu thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải do đó sẽ phù hợp với đa số khách hàng. Liên hệ với OSOFT để được tư vấn chi tiết về giải pháp!
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP PHẦN MỀM OSOFT
Địa chỉ: Số 63 Đường số 1, Cityland Center Hills, Phường 7, Quận Gò Vấp, TPHCM.
Điện thoại: 0347 900 038
Email: info.osoftware@gmail.com
